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Hochzeit Caroline und Christoph, 08.09.2007

(To the non-German reader: These are some temporary notes for the Wedding of some friends of User:Cstim in Hamburg. Don't worry, those will be removed from this wiki once the event is over in mid-September.)

Am Samstag, 08.09.2007 in den Räumen der Vineyard Harburg, Außenmühlenweg 10, 21073 Hamburg. Siehe auch http://www.acht-neun-sieben.de ; die gastgebende Gemeinde ist http://www.vineyard-harburg.de

Ablauf

• 16.00 Gottesdienst
• 17.30 Sektempfang
• 19.30 Buffeteröffnung
• 21.00 Programm
• 22.00 Tanzen
• ca. 04.00 Abbau und Aufräumen

Aufbauen

Für die Übersicht beim Auf- und Abbau und überhaupt ist der Koordinator Christian Stimming, Tel.: 040-32871772; Handy: 0172-4195232; diese Webseite dient insbesondere der Notizensammlung für Christians Aufgaben.

Als Besonderheit wird bei dieser Hochzeit der Gottesdienst und die Feier im gleichen Saal gefeiert. Es gilt also, die Saaldekoration der Essenstische zwischen Gottesdienst und Essen hurtig in den Saal zu transferieren. Es werden an die 150 Gäste erwartet.

Die Räume sind ab Freitag 14.00 Uhr zum Vorbereiten verfügbar.

Einiges Geschirr und wenige Stühle/Tische werden noch von woanders hergebracht. TODO: Mit welchen Autos und vom wem? Von der Vineyard-Bergedorf bzw. Gitti Miro gab es folgende Auskunft: Gerne könnt ihr von uns Tische haben (wir haben über 30 zusammenklappbare in einer Abstellkammer - wer könnte sie holen und wann? Bitte unter unserer persönlichen Nummer anrufen 04104/6758. Sowohl am Do 6.9. als auch am Fr 7.9. ist abends jemand in den Gemeinderäumen.

Ansonsten müssen noch 50 Stühle bei Barbara und Helmut abgeholt werden, deren Tel.Nr. ist 04104-2165

2 Stehtische müssen noch aus der Josua mit.

Während der ganzen Feier müssen wir auch ein Auge auf die sanitären Anlagen haben: Toilettenpapier nachfüllen, unschöne Verschmutzungen beseitigen. Helfer dafür: ...

Weitere Helfer zum Auf- oder Abbau oder überhaupt, die sich bei Christian gemeldet hatten und noch nicht weiter unten genannt werden: Matthias Mu.

Außerdem helfen aus der Vineyard Harburg, möglichst für das Aufräumen nachts (soweit von der Uhrzeit her möglich): Daniel, Katta, Eva, Tim, Sarah Schm.

Freitag

• Dekorationshelfer werden am Freitag beginnen (14 Uhr?).
• Ebenso sollen am Freitag aufgebaut werden: Im Saal Stühle für Godi; Bar; Buffet-Tische; Sektempfang in Nebenräumen. Treffpunkt dafür: 15 Uhr bis maximal 18 Uhr

Helfer hier: Christian We., Daniel Wo., Ursula Ma., Erik Düwel, ... (Christian Stimming sieht zu, dass er um 16 Uhr dazukommt.)

Die Getränke kommen auch am Freitag. Sie werden zwischen 16:00 und 17:00 angeliefert. Erstmal hat der Getränkehändler (WBG Getränkeservice, Tel.:75665431) Christians Handynummer, aber wenn Christian da noch nicht da sein kann, braucht er einen anderen Ansprechpartner.

Samstag vormittags

• Technik aufbauen, Stepu plant 10-12 Uhr dafür.
• Soundcheck für die Band ab 14.30h bis max. 15.15h
• Getränke, Saal und Sektempfang fertig aufbauen. Dafür 13 bis 14.30 veranschlagen.

Der Grill wird vom Partyservice aufgebaut. Die kommen wahrscheinlich um ca. 18Uhr/18:3o und müssen eingewiesen werden. Offene Frage: Wie wird das mit dem Spanier und seinem Parkplatz bei dem Grill laufen...

Helfer hier: Das Bar-Team ab 13 Uhr (s.u. unter "Getränke")

Zwischen Godi und Feier

• Stühle vom Godi weg; stattdessen ca. 18 (die anderen ca. 7 Tische werden am Freitag oder Samstagmorgen im Seminarraum aufgebaut und fertig eingedeckt) Tische hinstellen, Stühle drum, Tischdecken und Dekoration drauf, eindecken.
• Essen aufs Buffet

Helfer hier: Waldemar Lo., Sarah O., ...

Dekoration

Koordination der Dekoration von Diana Jenny, Tel.: 07663 - 60 59 25. Dekorations-Helden sind Franzi, Maria-Magdalena, ...; diese beginnen auch am Freitag 14:00 Uhr dort und stellen die Tischdekoration ... wohin? In den Seminarraum?

Bitte nicht vergessen den Raum, der in den Nebengebäuden mit Sofas ausgestattet (der "Jugendraum", wenn ich nicht irre). Dieser soll mittels Lichterketten und ein paar Blumen in eine Lounge verwandelt werden.

Essen

Buffetbeiträge werden gesammelt von Jenny und Erik Düwel, 040 - 80 03 07 89, und sie kümmern sich während der Feier auch darum, dass das Buffet ordentlich gehalten wird. Jenny wird erst am späten Freitag oder früh am Samstag in Hamburg eintreffen; beim Aufbauen kann sie also nur wenig mithelfen. Erik wird jedoch schon am Freitag Nachmittag zum Aufbauen in die Vineyard Harburg kommen.

• Entgegen genommen werden die Buffetbeiträge vor dem Gottesdienst und evtl. danach (von Zuspätkommern).

• Das Essen wird erst nach dem Gottesdienst auf das Buffet gestellt, so dass der Flur vor und während des Gottesdienstes noch anderweitig genutzt werden kann.

Das Buffet wird aufgebaut und präsentiert entweder am Tresen im Saal, oder hinten auf weiteren Tischen im Saal, oder im Flur der Nebenräume, oder jeweils einen Teil überall davon. Christian hatte das so verstanden, dass das hauptsächlich in den Flur kommt.

Grill und Fleisch wird vom Partyservice organisiert. Der Grilleure geht natürlich irgendwann, das restliche Grillgut wird dann auf Warmhalteplatten auf das Buffet gestellt.

• Der Grill wird vom Partyservice aufgebaut. Die kommen wahrscheinlich um ca. 18Uhr/18:3o und müssen eingewiesen werden. Offene Frage: Wie wird das mit dem Spanier und seinem Parkplatz bei dem Grill laufen...

• Wir brauchen noch Grillsaucen, Senf, Ketchup. Besorgen Jenny und Erik
• Wer holt das bestellte Brot am Samstag-Vormittag ab? Machen Jenny und Erik. Wo das Brot abgeholt werden muss klärt Jenny mit Caroline.

Kühlung

Wenn die Gäste das Essen mitbringen und bei Jenny und Erik abgeben, also um 15 bis 16 Uhr, soll zumindest der empfindliche Teil davon noch bis zum Abendessen gekühlt werden. Welche Räume werden dafür reserviert? Möglich wären: Kinderraum (neben Jugendraum), Babyraum (neben Bühne), Abstellraum neben Tresen. Zur Kühlung steht bisher nur der eine Kühlschrank vom Getränkehändler zur Verfügung, was aber zu wenig ist. Jenny und Erik besorgen ein Planschbecken und Eis zum Kühlen für das Essen.

Christian sagt: lieber kein "Planschbecken" wegen Plansch-Risiko; wenn überhaupt, dann besser sowas wie Styroboxen wie hier aufgeführt; dort gäbe es auch Wannen zu mieten; da müsste dann noch ein gewisses Budget dafür eingeplant werden.

Bitte haltet nochmal Rücksprache mit mir (Caroline)!

Caroline sagt: Hej ihr lieben, ich (Caroline) muss mich nun doch noch mal in den Kühldialog einmischen. Meiner Meinung nach muss das Essen nämlich nicht gekühlt werden, zumindest haben mir Barbara und Friederike (aus der Josua) die ich beide für fähige Hausfrauen halte, das gesagt. Von den Getränken muss nur der Wein und der Sekt gekühlt werden. Das Bier wird in der Zapfanlage gekühlt und für Cola, Fanta und Saft kann man Eiswürfel besorgen. Ansonsten habe ich Bruni auch so verstanden, dass in den vorhandenen Haushaltskühlschränken nichts gelagert werden soll, das heißt wir können von mir aus auch nach nochmaliger Rücksprach mit ihr, die Sachen, die noch in den Haushaltskühlschränken (es sind im übrigen drei: Teeküche, Küche, Tresen) vorhanden sind, wegschmeißen. Den Kühlschrank, den wir vom Getränkehändler haben können wir dann für die wirklich empfindlichen Desserts nutzen.

Vielleicht kann man auch das Essen in den Kühlschrank stellen und die Getränke ins Planschbecken? Was ist denn mit den 2 Küchen in der harburger Vineyard, gibt es da keine Kühlschränke?

Christian sagt: Die VY-Harburg hat 3 Haushaltskühlschränke, aber die sind vermutlich zur Hälfte noch mit eigenen Sachen von denen belegt, so dass wir da also nur das Äquivalent von vielleicht einem Haushaltskühlschrank nutzen können. In der Küche (neben dem Saal) ist darüber hinaus kein Platz zur Lagerung von irgendwas. Neben dem Saal sind 1-2 Lagerräume, wo man minimalen Stellplatz nutzen könnte, aber der ist vermutlich auch schon durch anderes (z.B. Technik-Kisten) belegt. Neben dem "Cafe" gibt es die Teeküche, wo absolut gar kein Platz zu irgendeiner Lagerung ist.

Mögliche Eis-Anbieter: http://www.eisvogel-nutzeis.com/nutzeis.htm (zwar ein Berliner Laden, aber man kriegt ne Vorstellung, was es alles zu kaufen gibt) oder http://www.branchenbuchsuche.de/eis-nobby-wassereis-in-hamburg_451030

Geschirr

Es ist etwas weniger als die Hälfte des benötigten Geschirrs dort vorhanden. Der Rest wird vermutlich aus der Josua-Gemeinde ausgeliehen, wobei wir (natürlich) eine genaue Liste führen müssen, was wir mitnehmen. (Ich würde auch empfehlen, mit den allgegenwärtigen Handy-Kameras einzelne Fotos des Geschirrs zu machen, damit man das nachher wieder mit realistischem Aufwand auseinandersortiert bekommt.) TODO: Wer holt das aus der Josua, mit welchem Auto, wann?

Mögliche Kurierfahrer

• Katrin (Katze) Vorreyer, hat VW-Bus, kann evtl. fahren, aber vor allem Bus ausleihen, braucht aber Einladehelfer, weil darf nicht schwer tragen, mobil: 01625240222
• Christophs Papa, Jörg Brösamle, ist ab Mittwoch in HH
• Jenny und Erik Düwel kümmern sich um den Transport der Teller, Vorlegebesteck, Tortenheber, Küchengabeln und und Teelöffel, also alles was zum Essen gebraucht wird.
• Maria-Madalena und Tobias Lecher 39198899

Geschirrliste Josua

• 100 flache Teller + 20 flache Teller von Caroline, die gleich aussehen und vermischt werden dürfen --> tranportieren Jenny und Erik

• was ist mit Vorlegbesteck und Tortenheber? Kann sowas aus der Josua auch mitgenommen? werden. Vielleicht bringt nicht jeder eigenes für seinen Buffetbeitrag mit --> transportieren Jenny und Erik

• jeweils 120 Gabeln und Messer --> transportieren Jenny und Erik

• 120 Kuchengabeln(unklar wieviel genau vorhanden, aber wenn es weniger sind, kein Problem) --> transportieren Jenny und Erik

• 120 Teelöffel(unklar wieviel genau vorhanden, aber wenn es weniger sind, kein Problem) --> transportieren Jenny und Erik

• 100 Weingläser (nur die mitnehmen, die gleich aussehen, die wenigen anderen in der Josua lassen)(im Vorraum in Oberschränken)

• 92 Sektgläser (im Vorraum in Oberschränken)

Sonstiges: 2 große Tablettes, 2 kleine runde Tabletts und 2 Stehtische mitnehmen!

Weitere Gläser:

• 120 Wassergläser/Longdringgläser kommen vom Getränkehändler, wenn wir eines kaputt machen kostet es 1,5€ sonst konsten sie nichts
• 100 Biergläser auch vom Getränkehändler, kaputte werden auch mit 1,5€ berechnet
• Der Getränkehändler hat Herz gezeigt und bringt noch 48 Sektgläser (obwohl wir keinen Sekt von ihm nehmen) mit, 40 sind in der Vineyard-Harburg, 92 kommen aus der Josua, macht 180 - das wird reichen.

Es gibt eine tolle Spülmaschine, die alles Geschirr schnell und ordentlich spülen wird. Die Harburger Helfer wissen sowieso, wie die geht, und Christian St. hat es sich auch erklären lassen.

Helfer

Helfer, die Geschirr einsammeln, spülen, neues Geschirr auf Buffet plazieren: Sarah O., ...

Getränke

Die Bar wird koordiniert von Christoph Brenner, der aber erst Samstag mittag (ca. 13 Uhr) eintrifft. Danach folgender Ablaufplan:

13:00-16:00 Aufbau und Einrichtung von Bar und Sektempfang. Vorbereitung der Getränke auf den Tischen.

       Christoph Brenner
       mit Freundin Bianka
       Christian Möchel
       Christian Weber
       mit Freundin Bettina Grimm
       Srenia Christ

17:30-19:00 SEKTEMPFANG

       Claudia Sakuth
       Judith Jensen
       Annette Meier
       Anica Richardt

19:30-21:00 Bar

       Sebastian Zech
       mit Freundin Claudia
       Judith Ruder
       mit Freund Martin

21:00-22:30 Bar

       Markus Jesgarz
       Frauke Kehl
       Michaela Quaas
       Christian Weber

22:30-24:00 Bar

       Tobias Pusch
       mit Freundin Anna
       Sarina Rahn
       Anna Nimmo

0:00-1:30 Bar

       Charlotte Trautwein
       mit Bruder
       Constanze Trautwein

1:30-3:00 Bar

       Mathias Mutz
       Srenia Christ
       mit Anneke

Es wird voraussichtlich eine Ausschank-Bar im großen Saal geben. Im Lounge-Bereich soll ein Tisch aufgestellt werden, auf dem das jeweils zuständige Bar-Personal die wichtigsten Getränke zur Selbstbedienung aufstellt. Auf den Tischen wird am Anfang nur Wasser stehen. Die Gäste können sich an der Bar die Getränke ihrer Wahl (auch in Flaschen) holen und sorgen so selbst für Nachschub. Das Bar-Personal soll nach Möglichkeit die leeren Getränke wieder einsammeln und ggf. spülen, soweit dafür eine Spülmaschine zur Verfügung steht.

Zapfanlage vom Getränkehändler. Anna Nimmo wird uns Laien zeigen, wie man anstänig Bier zapft.

Anlieferung der Getränke von einem Getränkehändler. Getränke kommen Freitag gemeinsam mit einem großen Kühlschrank; es gibt leider keine weitere Kühlmöglichkeit und der Kühlschrank wird am Samstag auch für die Hochzeitstorte benötigt. Bier wird in der Zapfanlage gekühlt und alles außer dem Weißwein/Prosecco kann, aber muss nicht super kalt sein. Offene Frage: Sollen wir noch einige zig Kilo Eiswürfel zum Getränke-Kühlen kaufen? Wenn ja: Wo, wieviel und wer?

Es gibt 1 leistungsfähige Kaffeemaschine, die genug Kaffee für alle produzieren kann. Christian St. hat sich erklären lassen, wie die geht. Wer besorgt den Kaffee oder bringt sowas auch der Getränkelieferant mit??

Anlieferung und Abholung

Die Getränke werden Freitag angeliefert (s. Freitag) und am Montag wieder abgeholt.

Der Abhol-Termin scheint relativ frei vereinbar zu sein. Es kann passieren, dass man beim Abholen mit dem Getränke-Vertreter dann erst noch alle Gläser zählen muss, was eine relativ nervige Tätigkeit wäre; da sollte man den Menschen lieber fahren lassen und seine Zählung nachher akzeptieren.

Ist jemand Montag in Harburg? Christian St. kann das nicht machen. Roland oder einer der Harburger?

Sektempfang

Der Sektempfang soll in den Nebenräumen stattfinden. Bei gutem Wetter marschiert die ganze Hochzeitsgesellschaft einmal hinter dem Brautpaar her außen herum zum Hintereingang und rein in den Cafe-Bereich, wo die freundlichen Sektverteiler stehen (s. o.) Bei schlechtem Wetter gehen wir innenrum durch in den Cafebereich. Ziel soll jedenfalls sein, den Saal so schnell wie möglich zu räumen, damit dort Stühle und Tische gestellt und dekoriert werden kann.

Der spanische Laden nebenan (mit Parkplatz vor dem Saal-Eingang) hat am Samstag bis 19 Uhr geöffnet; hoffentlich können wir den noch dazu überreden, dass wir seine Parkplätze schon vorher belegen können. Christoph und Caroline telefonieren wohl deswegen.

Ton und Licht

Koordinator Technik ist Stefan "Stepu". Er baut am Samstag 9-12 Uhr auf.

Die VY-Harburg hat relativ viel Tontechnik dort installiert, die also für unsere Zwecke wohl ausreicht. Das wird mit Thorsten H. oder Olaf H. abgesprochen.

Stepu bringt auch Lichttechnik zum Tanzen mit.

Helfer beim Aufbau Technik: Matthias Br., ...

Kinderbetreuung

Die Kinderbetreuung organisiert Frauke Makowka. Es wird während des GoDi und des Sektempfanges betreut. Essen sollen die Kinder gemeinsam mit ihren Eltern. Wahrscheinlich wird es so sein, dass Frauke sich am Anfang des GoDis bemerkbar macht und alle Kinder zu ihr gehen können. Wenn ihnen der GoDi zu langweilig wird, geht Frauke mit ihnen raus (also so ähnlich wie in der Vineyard-Altona).

Aufräumen

Der Gottesdienst am nächsten Morgen um 10:30 bedeutet, dass der Saal ab 09:00 Uhr fertig sein muss, ebenso fast alle Nebenräume. Den halben Seminarraum könnten wir wohl noch mit Sachen von uns vollstellen, wenn wir lieb fragen. Ich bin unschlüssig - sollte man planen, möglichst viel um 04:00 Uhr gleich fertig zu machen, oder hilft es, sich um 07:00 Uhr zu verabreden? Vermutlich bleibt man gleich bei 04:00.

Helfer Aufräumen: Roland Kl., Annette Me., ... Und aus der Jugend VY-Harburg noch (hoffentlich) 5 Helfer, siehe oben.

Und sonst noch

Wer soll Fotos während der Feier machen? Gut wäre, wenn mehrere Leute sowas machen.

Christian hat ja auch mal geheiratet. Die Notizen von seinerzeit sind immer noch online.

Die Feier wird toll.