Revision as of 16:12, 14 February 2009

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Nachdem die Installation gelungen ist, geht es nun darum GnuCash, den eigenen Bedürfnissen anzupassen.

Allgemeines & Vorüberlegungen

GnuCash wird in zwei sehr unterschiedlichen Aufgabenfeldern eingesetzt. Einmal als Finanzverwaltung im privaten Umfeld und dann im einem Kleinbetrieb. Dies sind zwei sehr unterschiedliche Anforderungen, aber beginnen wir zunächst mit den Einstellungen, die für alle wichtig sind.

Lokalisierung (Einstellung der Sprache, Währung, Formate ...)

Um GnuCash im betrieblichen oder privaten Umfeld zu lokalisieren, muss sichergestellt werden, dass die Umgebungsvariablen für die Sprache richtig gesetzt sind. Es lässt sich durch das Setzen der entsprechenden Umgebungsvariablen sowohl die Sprache der Benutzerführung als auch die Sprache bzw. die lokalisierten Kontenrahmen einstellen. So kann man ganz einfach z. B. eine Benutzerführung in italienisch (set LANGUAGE=it) und die deutschen Kontenrahmen (set LANG=de_DE) einstellen. Je nach Umgebungsvariable greift GnuCash nämlich auf unterschiedliche Verzeichnisse mit den entsprechenden Sprachen bzw. Vorlagen zurück.

(Bei den meisten Distros sind die Einstellungen schon richtig voreingestellt. Dennoch hier die Hinweise für alle die, die Einstellungen überprüfen oder auch verändern möchten.)

Damit Gnucash die richtigen Konten, Währungen etc. für neue Dateien anbietet, muss es mit den richtigen Ländereinstellungen gestartet werden.

Dafür bedarf es der Umgebungsvariablen LANG mit einem Wert der Form <Sprache>[_<Land>[.<Zeichensatz>]] in den gängigen ISO-Kürzeln.

Im folgenden kann für Land natürlich auch AT oder CH stehen. Für BE, IT, LI, LU und wo sonst noch teilweise deutsch gesprochen wird, hat bisher [31.05.2008] noch niemand angepaßte Vorlagen erstellt. Wer sich daran versuchen will, kann sich ja mal auf der deutsche Mailingliste melden, wofür allerdings eine Anmeldung erforderlich ist.

• Unter Linux kann man das mit dem Kommando locale überprüfen:

>locale
LANG=de_DE.UTF-8
LC_CTYPE="de_DE.UTF-8"
LC_NUMERIC="de_DE.UTF-8"
LC_TIME="de_DE.UTF-8"
LC_COLLATE="de_DE.UTF-8"
LC_MONETARY="de_DE.UTF-8"
LC_MESSAGES="de_DE.UTF-8"
LC_PAPER="de_DE.UTF-8"
LC_NAME="de_DE.UTF-8"
LC_ADDRESS="de_DE.UTF-8"
LC_TELEPHONE="de_DE.UTF-8"
LC_MEASUREMENT="de_DE.UTF-8"
LC_IDENTIFICATION="de_DE.UTF-8"
LC_ALL=

Um vorübergehend die Sprache oder das Land zu ändern, kann man es auch beispielsweise mit

  LANG=C gnucash [weitere Parameter]

starten. Dabei steht C hier als Kürzel für die Voreinstellung en_US, was dann praktisch ist, wenn man mit den Entwicklern über ein Problem kommunizieren will.

Selbstverständlich kann man diese Einstellung auch als Verknüpfung im Startmenü oder auf dem Desktop oder in einem shell-Skript speichern.

MacOS

Im Rahmen eines Apple-Scripts gebe ich auch beim Start die LANG an. Das sieht dann so aus:

on run {input, parameters}
	
	tell application "Finder"
		launch application "X11"
	end tell
	
	set results to do shell script "cd ~; DISPLAY=:0.0; export DISPLAY; PATH=$PATH:/usr/local/bin; export PATH ; export LANG=de_DE.ISO8859-15; ~/gnucash_started.sh &"
	
	return input
end run

Windows

Unter Windows sollte die Datei gnucash.bat die folgenden Zeilen enthalten:

set LANGUAGE=de_DE
set LANG=de_DE

Details und Aktualisierungen dazu stehen auf Translation#Changing_the_Language_on_Windows.

Sprache der Benutzerführung

Deutsch

Umgebungsvariable: LANGUAGE=de_DE

Benutzerführung: C:\Programme\gnu-cash\share\locale\de

Kontenrahmen

Österreich

Umgebungsvariable: LANG=de_AT

Kontenrahmen: C:\Programme\gnu-cash\share\gnucash\accounts\de_AT

Einstellungen der Umgebungsvariablen

Man kann die Umgebungsvariablen auf zwei Arten setzen:

Systemsteuerung

entweder in der Systemsteuerung: Start, Systemsteuerung, System, Erweitert, Umgebungsvariable

Start-Datei

oder in der gnucash.bat Datei mit welcher GnuCash gestartet wird: C:\Programme\gnucash\bin\gnucash.bat

In beiden Fällen sind die beiden folgenden Zeilen zu ergänzen:

z.B.: für deutsch und Deutschland

set LANGUAGE=de_DE

set LANG=de_DE

oder für deutsch und Schweiz

set LANGUAGE=de_DE

set LANG=de_CH

Fazit

Durch die geeignete Kombination dieser Variablen kann in einem mehrsprachigen Umfeld individuell die Programmführung und die zu verwendenden Kontenrahmen eingestellt werden. --Stefansan 15:12, 14 September 2008 (EDT)

Falls man öfters mit verschiedenen Ländereinstellungen arbeitet, weil man etwa in einem Land wohnt und in einem anderen seine Firma hat, kann man sich die .bat- oder .sh-Datei auch kopieren und anpassen, etwa nach gnucash-firma und gnucash-privat.

Eine immerwährende Datei oder jährlich eine neue Datei

Grundsätzlich ist GnuCash so konzipiert, daß eine permanente Datei verwendet wird. Im betrieblichen Umfeld kann es aus verschiedenen rechtlichen Überlegungen heraus (Archivierungspflicht vs. Datenschutz, ...) aber sinnvoller sein, jedes Jahr eine neue Datei zu erstellen, was allerdings nicht ganz trivial ist.

Da der Kontenhierarchieexport leider eine Vielzahl Komponenten wie die Daten der Geschäftspartner, terminierte Buchungen usw. nicht einschließt, empfiehlt es sich die Datei zu kopieren, alle Transaktionen in der neuen Datei zu löschen und neue Eröffnungsbuchungen vorzunehmen.

GnuCash im Privaten Umfeld

Dies ist die einfachste Konfiguration. Es gibt drei Schritte:

1. Kontenrahmen: Hier kann man unter "Datei/Neu/Neue Datei/Kontenrahmen" die Kontengruppen auswählen die einem gefallen, oder man stellt sich seinen Kontenrahmen selbst zusammen.
2. OnlineBanking konfigurieren: Dazu siehe "<wird noch erstellt>"
3. Die Buchungsbeispiele durchsehen und ...

... loslegen.

GnuCash im Geschäftseinsatz

Geschäft & Privates in einer oder verschiedenen Dateien

Falls man einen SKR verwendet, enthält der auch eine Vielzahl Konten für Privates: Einlagen, Entnahmen, Steuern...

Das legt natürlich nahe, seine private Buchhaltung in derselben Datei wie seine Geschäftsbuchhaltung zu führen. Das macht aber wohl nur Sinn, wenn es sich um ein 1-Personen-Unternehmen handelt.

In allen anderen Fällen dürfte es sinnvoller sein, zwei Dateien Firma und Privat anzulegen. Allerdings sind dann Privateinlagen und -entnahmen in beiden Dateien zu buchen.

Beispiel Konfiguration für die Benutzung des Geschäftsmoduls für Kleinunternehmen mit MWSt.

Ich habe eine ganze Weile gesucht und probiert wie man GnuCash als Kleinunternehmer sinnvoll im deutschen Umfeld einsetzen kann. Hier meine Lösung, auf das sie anderen auch hilfreich sein kann:

Minimalsetup

Ein Minimalsetup an Konten sieht in ungefähr so aus:

Eintrag im Menu Geschäft/Steuertabellen

So, dann kann man im Menu Geschäft/Steuertabellen einen Eintrag einstellen:

MwSt. mit 19% und verbunden auf Konto Umsatzsteuer

Gut, nun muss man für den Rechnungsdruck noch in Datei/Eigenschaften alle seine Daten pflegen. Das war's im Groben und Ganzen. Bei der Eingabe der Kundenadressen bietet sich an auf dem zweiten Reiter gleich die Steuer auf MwSt. zu stellen, damit wird das automatisch für den Kunden bei der Rechnung berücksichtigt, kann aber auch für den jeweiligen Rechnungsposten individuell gewählt werden. Die Rechnungspositionen werden dann auf das Erlöse-Konto gebucht (MwSt geschieht automatisch auf Umsatzsteuer), und geleistete Zahlungen kann man dann auf der Barkasse gegen schreiben.

Gleiches gilt auch für Zulieferer, außer für Positionen in der Rechnung das Konto Betriebsbedarf. Auch das Finanzamt ist ein Zulieferer. Über ihn wird die MwSt, abgeführt. Die Beträge rechnen sich automatisch gegen, so dass man in dem Konto der Umsatzsteuer sehen kann, was man abführen muss, bzw. zurückbekommt. ( ---Daniel Draes DateTime(2004-04-07T22:00:00Z) )

-- wie ist der Satz zu verstehen Gleiches gilt auch für Zulieferer, außer für Positionen in der Rechnung das Konto Betriebsbedarf. ? helmutundarnold 26.10.2008

Anpassungen am Rechnungsformular "invoice.scm"

Um das vorgegebene Rechnungsformular (invoice.scm) sinnvoll einsetzen zu können, muss man ein paar Dinge anpassen.

Erste Schritte

Zunächst sollte man unter Datei->Eigenschaften seine Stammdaten eingeben. Diese stehen dann in vielen Berichten, also auch in den Rechnungen, zur Verfügung.

Der Berichtsgenerator interpretiert auch viele HTML-Tags . Wer etwa seinen Firmennamen größer dargestellt haben möchte, fasst ihn also vielleicht so

 <H1>Firmenname Rechtsform</H1><H5>Ich Inhaber</H5>

Geschäft->Zahlungsbedingungen und Geschäft->Steuertabellen sollten natürlich auch angelegt sein, sofern man kein Kleinunternehmer ist.

Nachdem nun unter Geschäft->Kunden->Rechnung anlegen... eine Rechnung erstellt wurde oder eine bereits erfasste Rechnung ausgewählt wurde, stehen unter Berichte->Geschäft mehrere Vorlagen zur Verfügung. Die dann erscheinende Rechnungsvorschau bietet unter Optionen einen Konfigurationsdialog, in dem sich eine Vielzahl Optionen anpassen lassen. Dabei kann allerdings bei ausgiebiger Nutzung von HTML die Formatierung etwas durcheinander geraten.

Damit man seine mühsam erarbeiteten Einstellungen der Optionen nun nicht jedesmal von Neuem eingeben muss, besteht die Möglichkeit, das aktuelle Formular mithilfe eines Rechtsklick umzubenennen und anschließend zu speichern. Die geänderten Einstellungen werden dann in der Datei ~/.gnucash/saved-reports-2.0 abgelegt und stehen nach dem nächsten Start unter Berichte:Benutzerdefiniert:<neuer Name> zur Verfügung.

Firmenname Rechtsform

Ich Inhaber

Geschäft->Zahlungsbedingungen und Geschäft->Steuertabellen sollten natürlich auch angelegt sein, sofern man kein Kleinunternehmer ist.

Nachdem nun unter Geschäft->Kunden->Rechnung anlegen... eine Rechnung erstellt wurde oder eine bereits erfasste Rechnung ausgewählt wurde, stehen unter Berichte->Geschäft mehrere Vorlagen zur Verfügung. Die dann erscheinende Rechnungsvorschau bietet unter Optionen einen Konfigurationsdialog, in dem sich eine Vielzahl Optionen anpassen lassen. Dabei kann allerdings bei ausgiebiger Nutzung von HTML die Formatierung etwas durcheinander geraten.

Damit man seine mühsam erarbeiteten Einstellungen der Optionen nun nicht jedesmal von Neuem eingeben muss, besteht die Möglichkeit, das aktuelle Formular mithilfe eines Rechtsklick umzubenennen und anschließend zu speichern. Die geänderten Einstellungen werden dann in der Datei ~/.gnucash/saved-reports-2.0 abgelegt und stehen nach dem nächsten Start unter Berichte:Benutzerdefiniert:<neuer Name> zur Verfügung.

Ein alternatives Rechnungsformular-Paket

Um euch die Arbeit zu erleichtern, habe ich ein Paket zusammengestellt, welches die "invoice.scm" sowie die "stylesheet-plain.scm" enthält. Dabei ist auch noch eine alternative Übersetzung einer gnucash.mo, damit - wie unten beschrieben - einige Übersetzungen nicht direkt in die invoice.scm eingetragen werden müssen.

Das tolle an diesen Alternativen ist: Schriftgrößen lassen sich verändern, auch habe ich die einzelnen Abschnitte der Rechnungen kommentiert, damit sie einfacher wiederzufinden sind und den eigenen Bedürfnissen angepasst werden können.

Des Weiteren ist die Vorlage so angepasst, dass sie in einen Standard-Fensterbriefumschlag passt und keine weitere Verarbeitung erforderlich ist.

Die Vorlagen können hier http://ae-go.de/gnucash_pack_de.tar.gz heruntergeladen werden. Eine Beispielrechnung sieht so aus: http://ae-go.de/rechnung.pdf .

Es bleibt leider trotzdem nicht aus, die Dateien mit einem Editor anzupassen. Die Stellen innerhalb der Datei sollten aber schnell zu finden sein.

• Achtung: Dieses Paket wurde für eine ältere Version erstellt und funkioniert nur noch teilweise [1].

Handarbeit

Wem das alles noch nicht reicht, der kann die Datei invoice.scm direkt in einem Texteditor ändern und beim nächsten Starten von GnuCash steht das geänderte Rechnungsformular zur Verfügung. Die Datei befindet sich z.B. unter /usr/share/gnucash/scm/reports/invoice.scm, aber der genaue Ort hängt von der verwendeten Distribution ab. In älteren SuSE-Distributionen (< 10.2[?]) befand sie sich unter "/opt/gnome/share/gnucash/...". Beim Selberbauen wird gern "/usr/local/..." statt "/usr/..." genommen, um nicht mit Paketen der Distribution in Konflikt zu kommen.

Formular-Sprache Scheme

In den scm-Dateien wird die Scriptsprache Scheme benutzt. Das ist ein ["Lisp"]-Dialekt. Wer sich schon mal eine Erweiterung für ["Emacs"] gestrickt hat, sollte das also kennen. Es gibt zwei Bücher dazu online, dass eine beschäftigt sich mit Programmen im Allgemeinen, erklärt dies aber mit Hilfe von Beispielen in Scheme. Das andere Buch ist sehr ähnlich und beschreibt nur die Sprache Scheme.

• How to Design Programs
• Teach Yourself Scheme in Fixnum Days

Das geänderte Formular vor dem Update schützen

[FIXME: noch übersetzen] aus http://bugzilla.gnome.org/show_bug.cgi?id=402670 "invoice.scm changes get squashed each upgrade": See http://wiki.gnucash.org/wiki/Custom_Reports#Loading_the_Report.

In your home directory, you can edit ~/.gnucash/config.user to add a line of the form (load-from-path "/path/to/my/personal/report.scm"), which means this file will *not* be replaced upon upgrading gnucash."

Anpassung des Startwerts der Rechnungsnummer

GnuCash schlägt fortlaufende Rechnungsnummern vor. In einer neuen Datei wird normalerweise mit 1 begonnen. Hat man aber schon 1000 Rechnungen vorher erfaßt, ist das natürlich unpraktisch.

Abhilfe:

• Die Datei unkomprimiert speichern.
• Mit dem Texteditor der Wahl in der Datei den Schlüssel gncInvoice suchen und die Zahl hinter value anpassen:

<slot>
  <slot:key>gncInvoice</slot:key>
  <slot:value type="integer">1000</slot:value>
</slot>

• Datei speichern.

Beim nächsten Start schlägt Gnuash die Rechnungsnummer 1001 vor.

• Ggf. Datei komprimiert speichern wieder aktivieren.

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