De/Konfiguration
Nachdem die Installation gelungen ist, geht es nun darum GnuCash, den eigenen Bedürfnissen anzupassen.
Contents
Allgemeines & Vorüberlegungen
GnuCash wird in zwei sehr unterschiedlichen Aufgabenfeldern eingesetzt. Einmal als Finanzverwaltung im privaten Umfeld und dann im kleinen Unternehmen. Dies sind zwei sehr unterschiedliche Anforderungen, aber beginnen wir zunächst mit den Einstellungen, die für alle wichtig sind.
Lokalisierung (Einstellung der Sprache, Währung, Formate ...)
Um GnuCash im betrieblichen oder privaten Umfeld zu lokalisieren, muss sichergestellt werden, dass die Umgebungsvariablen für die Sprache richtig gesetzt sind. Es lässt sich durch das Setzen der entsprechenden Umgebungsvariablen sowohl die Sprache der Benutzerführung als auch die Sprache bzw. die lokalisierten Kontenrahmen einstellen. So kann man ganz einfach z. B. eine Benutzerführung in italienisch (set LANGUAGE=it) und die deutschen Kontenrahmen (set LANG=de_DE) einstellen. Je nach Umgebungsvariable greift GnuCash nämlich auf unterschiedliche Verzeichnisse mit den entsprechenden Sprachen bzw. Vorlagen zurück.
(Bei den meisten Distros sind die Einstellungen schon richtig voreingestellt. Dennoch hier die Hinweise für alle die, die Einstellungen überprüfen oder auch verändern möchten.)
Damit Gnucash die richtigen Konten, Währungen etc. für neue Dateien anbietet, muss es mit den richtigen Ländereinstellungen gestartet werden.
Dafür bedarf es der Umgebungsvariablen LANG mit einem Wert der Form <Sprache>[_<Land>[.<Zeichensatz>]] in den gängigen ISO-Kürzeln.
Im folgenden kann für Land natürlich auch AT oder CH stehen. Für BE, IT, LI, LU und wo sonst noch teilweise deutsch gesprochen wird, hat bisher [31.05.2008] noch niemand angepaßte Vorlagen erstellt. Wer sich daran versuchen will, kann sich ja mal auf der deutsche Mailingliste melden, wofür allerdings eine Anmeldung erforderlich ist.
- Unter Linux kann man das mit dem Kommando locale überprüfen:
>locale LANG=de_DE.UTF-8 LC_CTYPE="de_DE.UTF-8" LC_NUMERIC="de_DE.UTF-8" LC_TIME="de_DE.UTF-8" LC_COLLATE="de_DE.UTF-8" LC_MONETARY="de_DE.UTF-8" LC_MESSAGES="de_DE.UTF-8" LC_PAPER="de_DE.UTF-8" LC_NAME="de_DE.UTF-8" LC_ADDRESS="de_DE.UTF-8" LC_TELEPHONE="de_DE.UTF-8" LC_MEASUREMENT="de_DE.UTF-8" LC_IDENTIFICATION="de_DE.UTF-8" LC_ALL=
Um vorübergehend die Sprache oder das Land zu ändern, kann man es auch beispielsweise mit
LANG=C gnucash [weitere Parameter]
starten. Dabei steht C hier als Kürzel für die Voreinstellung en_US, was dann praktisch ist, wenn man mit den Entwicklern über ein Problem kommunizieren will.
Selbstverständlich kann man diese Einstellung auch als Verknüpfung im Startmenü oder auf dem Desktop oder in einem shell-Skript speichern.
MacOS
Im Rahmen eines Apple-Scripts gebe ich auch beim Start die LANG an. Das sieht dann so aus:
on run {input, parameters}
tell application "Finder"
launch application "X11"
end tell
set results to do shell script "cd ~; DISPLAY=:0.0; export DISPLAY; PATH=$PATH:/usr/local/bin; export PATH ; export LANG=de_DE.ISO8859-15; ~/gnucash_started.sh &"
return input
end run
Windows
Unter Windows sollte die Datei gnucash.bat die folgenden Zeilen enthalten:
set LANGUAGE=de_DE set LANG=de_DE
Details und Aktualisierungen dazu stehen auf Translation#Changing_the_Language_on_Windows.
Sprache der Benutzerführung
Deutsch
Umgebungsvariable: LANGUAGE=de_DE
Benutzerführung: C:\Programme\gnu-cash\share\locale\de
Kontenrahmen
Österreich
Umgebungsvariable: LANG=de_AT
Kontenrahmen: C:\Programme\gnu-cash\share\gnucash\accounts\de_AT
Einstellungen der Umgebungsvariablen
Man kann die Umgebungsvariablen auf zwei Arten setzen:
Systemsteuerung
entweder in der Systemsteuerung: Start, Systemsteuerung, System, Erweitert, Umgebungsvariable
Start-Datei
oder in der gnucash.bat Datei mit welcher GnuCash gestartet wird: C:\Programme\gnucash\bin\gnucash.bat
In beiden Fällen sind die beiden folgenden Zeilen zu ergänzen:
z.B.: für deutsch und Deutschland
set LANGUAGE=de_DE
set LANG=de_DE
oder für deutsch und Schweiz
set LANGUAGE=de_DE
set LANG=de_CH
Fazit
Durch die geeignete Kombination dieser Variablen kann in einem mehrsprachigen Umfeld individuell die Programmführung und die zu verwendenden Kontenrahmen eingestellt werden. --Stefansan 15:12, 14 September 2008 (EDT)
Falls man öfters mit verschiedenen Ländereinstellungen arbeitet, weil man etwa in einem Land wohnt und in einem anderen seine Firma hat, kann man sich die .bat- oder .sh-Datei auch kopieren und anpassen, etwa nach gnucash-firma und gnucash-privat.
Eine immerwährende Datei oder jährlich eine neue Datei
Grundsätzlich ist GnuCash so konzipiert, daß eine permanente Datei verwendet wird. Im betrieblichen Umfeld kann es aus verschiedenen rechtlichen Überlegungen heraus (Archivierungspflicht vs. Datenschutz, ...) aber sinnvoller sein, jedes Jahr eine neue Datei zu erstellen, was allerdings nicht ganz trivial ist.
Da der Kontenhierarchieexport leider eine Vielzahl Komponenten wie die Daten der Geschäftspartner, terminierte Buchungen usw. nicht einschließt, empfiehlt es sich die Datei zu kopieren, alle Transaktionen in der neuen Datei zu löschen und neue Eröffnungsbuchungen vorzunehmen.
GnuCash im Privaten Umfeld
Dies ist die einfachste Konfiguration. Es gibt drei Schritte:
- Kontenrahmen: Hier kann man unter "Datei/Neu/Neue Datei/Kontenrahmen" die Kontengruppen auswählen die einem gefallen, oder man stellt sich seinen Kontenrahmen selbst zusammen.
(Expertenoption: Wem die Bearbeitung auf der GnuCash GUI zu komplex wird, kann auch direkt in der gespeicherten XML Datei arbeiten. Dazu bei den Optionen das Haeckchen "komprimieren" wegmachen. Im Anschluss kann direkt im XML mit einem Texteditor gearbeitet werden. Die Konten sind durch GUIDs miteinander verknuepft, ansonsten ist alles eigentlich recht klar erkennbar. Eine Sicherheitskopie vorab schadet nie ...)
- OnlineBanking konfigurieren:
A. Bankzugaenge anlegen: Dazu unter Werkzeuge "Onlinebanking einrichten" klicken und dann Aqbanking Einrichtung waehlen. Die Logik ist zunaechst erst einmal die Kontougaenge bei Deiner Bank hier einzurichten (die Zugangsdaten erhaelt man als HBCI Einstellungen von der Bank, wenn nicht ganz klar ist, was der HBCI-Server der Bank ist oder wo welche Nummer hinkommt hilft i.d.R. Google mit dem Stichwort HBCI). - Die meisten Banken erfordern eine extra Freischaltung des HBCI Protokolls. Das kann meist im Onlinebanking unter Einstellungen gemacht werden. - Die GnuCash-Kontozuordnung die man bei der Bankkonto-Einrichtung machen kann, fuehrt dazu, dass wenn man spaeter in dem GnuCashkonto ist, der entsprechende Bankzugang abgerufen wird. B. Den Bankzugang einem GnuCash Konto zuordnen: - Beim ersten Abruf des Onlinebankings wird fragt GnuCash noch einmal, welchem Konto es die Buchungssaetze zuordnen soll. Ist aus meiner Sicht ein bisschen doppeltgemoppelt, aber OK.
- Die Buchungsbeispiele durchsehen und ...
... loslegen.
GnuCash im Geschäftseinsatz
Geschäft & Privates in einer oder verschiedenen Dateien
Falls man einen SKR verwendet, enthält der auch eine Vielzahl Konten für Privates: Einlagen, Entnahmen, Steuern...
Das legt natürlich nahe, seine private Buchhaltung in derselben Datei wie seine Geschäftsbuchhaltung zu führen. Das macht aber wohl nur Sinn, wenn es sich um ein 1-Personen-Unternehmen handelt.
In allen anderen Fällen dürfte es sinnvoller sein, zwei Dateien Firma und Privat anzulegen. Allerdings sind dann Privateinlagen und -entnahmen in beiden Dateien zu buchen.
Beispielkonfiguration des Geschäftsmoduls für kleine Unternehmen mit MWSt.
Ich habe eine ganze Weile gesucht und probiert wie man GnuCash als Kleinunternehmer sinnvoll im deutschen Umfeld einsetzen kann. Hier meine Lösung, auf das sie anderen auch hilfreich sein kann:
Minimalsetup
Ein Minimalsetup an Konten sieht in ungefähr so aus:
| Ebene | Kontoname | Typ |
| 1. | Forderungen | Forderungen |
| 2. | Verbindlichkeiten | Verbindlichkeiten |
| 3. | Betriebseinnahmen | Erträge |
| 3.1 | Erlöse mit 19% | Erträge |
| 4. | Betriebsausgaben | Aufwendungen |
| 4.1 | Betriebsbedarf | Aufwendungen |
| 5. | Konten | Aktiva |
| 5.1 | Barkasse | Aktiva |
| 6. | Umsatzsteuer 19% | Passiva |
Eintrag im Menu Geschäft/Steuertabellen
So, dann kann man im Menu Geschäft/Steuertabellen einen Eintrag einstellen:
MwSt. mit 19% und verbunden auf Konto Umsatzsteuer
Gut, nun muss man für den Rechnungsdruck noch in Datei/Eigenschaften alle seine Daten pflegen. Das war's im Groben und Ganzen. Bei der Eingabe der Kundenadressen bietet sich an auf dem zweiten Reiter gleich die Steuer auf MwSt. zu stellen, damit wird das automatisch für den Kunden bei der Rechnung berücksichtigt, kann aber auch für den jeweiligen Rechnungsposten individuell gewählt werden. Die Rechnungspositionen werden dann auf das Erlöse-Konto gebucht (MwSt geschieht automatisch auf Umsatzsteuer), und geleistete Zahlungen kann man dann auf der Barkasse gegen schreiben.
Gleiches gilt auch für Zulieferer, außer für Positionen in der Rechnung das Konto Betriebsbedarf. Auch das Finanzamt ist ein Zulieferer. Über ihn wird die MwSt, abgeführt. Die Beträge rechnen sich automatisch gegen, so dass man in dem Konto der Umsatzsteuer sehen kann, was man abführen muss, bzw. zurückbekommt. ( ---Daniel Draes DateTime(2004-04-07T22:00:00Z) )
-- wie ist der Satz zu verstehen Gleiches gilt auch für Zulieferer, außer für Positionen in der Rechnung das Konto Betriebsbedarf. ? helmutundarnold 26.10.2008
Anpassungen am Rechnungsformular "invoice.scm"
Um das vorgegebene Rechnungsformular (invoice.scm) sinnvoll einsetzen zu können, muss man ein paar Dinge anpassen.
Erste Schritte
Zunächst sollte man unter Datei->Eigenschaften seine Stammdaten eingeben. Diese stehen dann in vielen Berichten, also auch in den Rechnungen, zur Verfügung.
Der Berichtsgenerator interpretiert auch viele HTML-Tags. Wer etwa seinen Firmennamen größer dargestellt haben möchte, fasst ihn also vielleicht so
<H1>Firmenname Rechtsform</H1><H5>Ich Inhaber</H5>ein.
Geschäft->Zahlungsbedingungen und Geschäft->Steuertabellen sollten natürlich auch angelegt sein, sofern man kein mehrwertsteuerlicher Kleinunternehmer ist.
Nachdem nun unter Geschäft->Kunden->Rechnung anlegen... eine Rechnung erstellt wurde oder eine bereits erfasste Rechnung ausgewählt wurde, stehen unter Berichte->Geschäft mehrere Vorlagen zur Verfügung. Die dann erscheinende Rechnungsvorschau bietet unter Optionen einen Konfigurationsdialog, in dem sich eine Vielzahl Optionen anpassen lassen. Dabei kann allerdings bei ausgiebiger Nutzung von HTML die Formatierung etwas durcheinander geraten.
Damit man seine mühsam erarbeiteten Einstellungen der Optionen nun nicht jedesmal von Neuem eingeben muss, besteht die Möglichkeit, das aktuelle Formular mithilfe eines Rechtsklick umzubenennen und anschließend zu speichern. Die geänderten Einstellungen werden dann in der Datei ~/.gnucash/saved-reports-2.0 abgelegt und stehen nach dem nächsten Start unter Berichte:Benutzerdefiniert:<neuer Name> zur Verfügung.
Ein alternatives Rechnungsformular-Paket
Um euch die Arbeit zu erleichtern, habe ich ein Paket zusammengestellt, welches die "invoice.scm" sowie die "stylesheet-plain.scm" enthält. Dabei ist auch noch eine alternative Übersetzung einer gnucash.mo, damit - wie unten beschrieben - einige Übersetzungen nicht direkt in die invoice.scm eingetragen werden müssen.
Das tolle an diesen Alternativen ist: Schriftgrößen lassen sich verändern, auch habe ich die einzelnen Abschnitte der Rechnungen kommentiert, damit sie einfacher wiederzufinden sind und den eigenen Bedürfnissen angepasst werden können.
Des Weiteren ist die Vorlage so angepasst, dass sie in einen Standard-Fensterbriefumschlag passt und keine weitere Verarbeitung erforderlich ist.
Die Vorlagen können hier http://ae-go.de/gnucash_pack_de.tar.gz heruntergeladen werden. Eine Beispielrechnung sieht so aus: http://ae-go.de/rechnung.pdf .
Es bleibt leider trotzdem nicht aus, die Dateien mit einem Editor anzupassen. Die Stellen innerhalb der Datei sollten aber schnell zu finden sein.
- Achtung: Dieses Paket wurde für eine ältere Version erstellt und funkioniert nur noch teilweise [1].
Das geänderte Formular vor dem Update schützen
Da das geänderte Formular normalerweise bei einem Update des Programms wieder vom Standard-Formular überschrieben würde ("invoice.scm changes get squashed each upgrade"), sollte man sein angepaßtes Formular in einem anderen, persönlichen Verzeichnis seiner Wahl speichern. Dann muß man GnuCash nur noch bekannt machen, von wo es das Formular laden soll, indem man in
~/.gnucash/config.user eine Zeile der Form
(load-from-path "/path/to/my/personal/invoice.scm")
einfügt. Falls die Datei noch nicht existiert, legt man sie halt neu an.
Die englische Seite Custom_Reports enthält noch eine Vielzahl weitere nützliche Hinweise.
Anpassung des Startwerts der Rechnungsnummer
GnuCash schlägt fortlaufende Rechnungsnummern vor. In einer neuen Datei wird normalerweise mit 1 begonnen. Hat man aber schon 1000 Rechnungen vorher erfaßt, ist das natürlich unpraktisch.
Abhilfe:
- Die Datei unkomprimiert speichern.
- Mit dem Texteditor der Wahl in der Datei den Schlüssel gncInvoice suchen und die Zahl hinter value anpassen:
<slot> <slot:key>gncInvoice</slot:key> <slot:value type="integer">1000</slot:value> </slot>
- Datei speichern.
Beim nächsten Start schlägt Gnuash die Rechnungsnummer 1001 vor.
- Ggf. Datei komprimiert speichern wieder aktivieren.
