Difference between revisions of "GnuCash Quick Start Guide For Business Users/he"

כללי

משתמש יחיד

גנוקאש היא תכנת משתמש יחיד, כלומר, רק אדם אחד יכול להתחבר למערכת (ולמסד הנתונים) בו בזמן. זה כמובן לא מונע שימוש ממספר אנשים ובפרט שכל אחד יכול ישתמש במערכת בתורו, במידה ומסד הנתונים נשמר קובץ בחשבון משותף או במיקום עם גישה משותפת למספר משתמשים. במידה ואתם זקוקים למערכת רבת משתמשים, שמאפשרת גישה בו זמנית לשני אנשים או יותר, עדיף שתבדוקו גם אפשרות של מערכות אחרות.

יכולות עסקיות

הצעות מחיר, הזמנות רכש ויכולות עסקיות אחרות אינן רושמות תנועות חשבונאיות בספרים. ניתן לרשום תנועות חשבון עסקיות בגנוקאש, אך לא יותר מכך. אם אתם זקוקים גם ליכולות עסקיות של ניהול ורישום תיעודים מסוג זה, עדיף לחפש אפשרויות אחרות.

אישי, עסקי, או שניהם

ניתן להשתמש בגנוקאש לצורכי חשבונאות אישית ו/או עסקית בדרכים שונות:

1. ניהול רק של חשבונות אישיים במערכת החשבונות.
2. שלוב חשבונות אישיים וחשבונות עסקיים במערכת חשבונות אחת מאוחדת. לדוגמה, אם יש לכם עסק מסוג השכרת נכס, ניתן פשוט להוסיף לחשבונות האישיים חשבונות נוספים מסוג הכנסות שכירות והוצאות שכירות כקבוצת חשבונות נפרדת בספרי־החשבון האישי שלכם.
3. ניהול רק חשבונות עסקיים.
4. יצירת קבצי חשבון נפרדים עבור כלל העסקים (אחד או יותר) והחשבונות האישיים. גנוקאש שומר מערכת חשבונות אחת עם כל התנועות הקשורות אליה בקובץ אחד. לכן, ניתן לפתוח את קובץ החשבונות האישיים, להזין תנועות ולשמור אותן, אז לפתוח את מערכת החשבונות לעסק אחד, להזין תנועות, לשמור ולסגור לפתוח מערכת של עסק אחר ... וכן הלאה.

זוהי עצה טכנית בלבד המבוססת על יכולות המוצר. לצורכי אסטרטגית רישום חשבונאי, נא להיוועץ ברואה החשבון ו/או יועץ המס לגבי דרך הפעולה המיטבית לצרככם.

מדריך ומילון מונחים

המדריך ומילון־המושגים הם שני עזרים מועילים ביותר, ולמשתמשים חדשים, כנראה גם המקום הטוב ביותר להתחיל להשתמש במערכת. לאחר התקנת תכנה מוצלחת והפעלתה, ניתן לגשת לעזרים אלו מתפריט 'עזרה -> מדריך למשתמש'.

לפני שמתחילים

בעת התקנת גנוקאש, כברירת מחדל, קובץ החשבונות מוגדר לדחיסה. יתכן שלא יהיה צורך לחלץ הקובץ הזה בנפרד. מנסיוננו, מצאנו שזה עשוי להיות שימושי לבטל את דחיסת קובץ החשבונות עד סיום תקופת הלמידה הראשונית. כדי להשבית דחיסה, נא לגשת מהתפריט 'עריכה -> העדפות', לשונית 'כללי', ולבטל את הסימון בתיבת הסימון דחיסת קבצים. לאחר שמירה ואתחול גנוקאש, ניתן לערוך את הקובץ (בתבנית XML) בעורך מלל כגון כתבן WordPad וינדוס או, ב'עורך המלל' בלינוקס מינט. חשוב לא לשכוח ליצור עותק גיבוי של הקובץ תחילה.

ארגז־חול לאימון

לאחר הגדרת תרשים החשבונות ותחילת הזנת ורישום תנועות, היכולת להחזרה לקדמות או הסגת רשומות תהיה מוגבלת למדי. תנועות שהוזנו אך תרם נרשמו בספרים ניתנות לביטול. ניתן למחוק תנועות. ניתן להעביר חשבונות במידה מוגבלת, במסגרת גבולות סוג החשבון. מיזוג של שני חשבונות לאחד עשוי להיות קשה. לפני רישום חשבונית בספרים, ניתן לבצע בה שינויים כלשהם. עם זאת, ברגע שהחשבונית נרשמה, אין דרך למחוק אותה, אבל, אפשר לשנות את מצב החשבונית ל'לא פעיל', כך שהיא לא תופיע בתוצאות החיפוש, או פשוט להשתמש בה מחדש על ידי הקצאתה לחשבונית אחרת, ואולי אף לקוח אחר.

לאור המוגבלת בביטול ומחיקת רשומות, ההמלצה היא להקים ספר־חשבונות ארגז־חול נפרד לצורך למידה, תרגול, ייבוא נתונים מרובים או חקירת רישום תנועות מורכבות. אפשר להשתמש בארגז־החול למעבר על הגדרות תרשים החשבונות הראשוני ותרגול רישום סוגי תנועות שונות ובמיוחד תנועות שמגיעות מקבצים חיצוניים עם מספר רב של רשומות. לאחר הכרת האופן בו המערכת עובדת, אפשר ליצור את ספרי־החשבונות האמתיים ולרשום תנועות בביטחון. גם לאחר הכרות מעמיקה עם המערכת, לא אחת תמצאו את ארגז־החול שימושי מאוד ומקום מצוין לנסות את רשום התנועה בארגז־החול תחילה.

יצירת תרשים־חשבונות

מדריך המשתמש והמושגים, המקטע 'מנשק גנוקאש -> יצירת מערכת חשבונות חדשה' מתאר כיצד ליצור תרשים־חשבונות. לאפשרות זו ניתן לגשת מתפריט 'קובץ -> חדש -> קובץ חדש'. פעולה זו תפתח 'דרואיד' . זהו השם בו גנוקאש משתמשת למה שוינדוס מכנה 'אשף'. הדרויד יסיעה בתהליך הגדרת תרשים החשבונות. כשה'דרואיד' יגיע למסך שכותרתו {{man label|'בחירת חשבונות {{'סוג החשבון 'חשבונות נפוצים' יהיה מסומן כברירת מחדל. סימון זה נועד ליצירת תרשים־חשבונות לחשבונאות אישית. על מנת להקים תרשים־חשבונות עסקי, יש לבטל את הסימון ולסמן במקום זאת 'חשבונות עסקיים. יש לראות בתרשים החשבונות שנוצר לא יותר מתבנית ראשונית, אותו ניתן (ורצוי) לערוך (להוסיף, להסיר, לשנות שמות או להעביר חשבונות לקבוצה אחרת באותו הסוג ועוד) עד שתרשים־החשבונות יתאים בדיוק לדרישות העסק.

Opening Balances

At the time of creating your chart of accounts, you will get an opportunity to enter opening balances. If you don't enter the opening balances then, you can enter them later following the steps outlined in Transactions -> Putting It All Together -> Opening Balances.

Entering Your Transactions

Again the Tutorials and Concepts Guide is your friend for entering transactions. You can focus on the type of transactions that you will need and skip others that are not of interest to you. Practice these in your sandbox. Pay particular attention to split transactions. For example, if your sales price includes sales tax, the base price of the product goes to sales revenue and the tax collected goes to the tax payable account.

Additional Tips

Refer to the following articles for additional tips:

• Invoicing with GnuCash
• Importing QIF/OFX data files
• Scheduling Transactions

Reports

After you have set up your accounts and entered a few transactions, you can run the Transaction Report and Account Summary. If you want to look at your income and expenses on a monthly basis, run the "Income/Expense Chart" report. There are several other reports and charts available. If you want to do further analysis, GnuCash will allow you to export any report as a HTML file. You can then open this saved HTML report in OpenOffice Calc or Microsoft Excel to do further analysis or formatting.

Budget

You can create a budget in GnuCash. This will allow you to run a budget vs actuals report and see how you are doing at the end of the month, quarter or year. You can see the details of how to do this under 'Budgets' in the Tutorial and Concepts Guide. While in the budget screen, GnuCash gives you the ability to create an estimate based on actual data from previous period.

גיבוי והתאוששות