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Revision as of 00:56, 28 October 2008

1 Grundsätzliches zur Bedienung
2 Bedienung für den Privatgebrauch
3 für den Einsatz in einer Firma
4 für den Einsatz in einem Verein

Grundsätzliches zur Bedienung

Vor dem Start

Damit Gnucash die richtigen Konten, Währungen etc. für neue Dateien anbietet, muss es mit den richtigen Ländereinstellungen gestartet werden.

Dafür bedarf es der Umgebungsvariablen LANG mit einem Wert der Form <Sprache>_<Land>[.<Zeichensatz>] in den gängigen ISO-Kürzeln.

Im folgenden kann für Land natürlich auch AT oder CH stehen. Für BE, IT, LI, LU und wo sonst noch teilweise deutsch gesprochen wird, hat bisher [31.05.2008] noch niemand angepaßte Vorlagen erstellt. Wer sich daran versuchen will, kann sich ja mal auf der deutsche Mailingliste melden, wofür allerdings eine Anmeldung erforderlich ist.

Unter Linux kann man das mit

> locale
LANG=de_DE.UTF-8
:
>

überprüfen. Um vorübergehend die Sprache oder das Land zu ändern, kann man es auch beispielsweise mit

  LANG=C gnucash [weitere Parameter]

starten. Dabei steht C hier als Kürzel für die Voreinstellung en_US, was dann praktisch ist, wenn man mit den Entwicklern über ein Problem kommunizieren will.

Selbstverständlich kann man diese Einstellung auch als Verknüpfung im Startmenü oder auf dem Desktop oder in einem shell-Skript speichern.

MacOS [Wer es weiß, bitte ergänzen]

Unter Windows sollte die Datei gnucash.bat die folgenden Zeilen enthalten:

set LANGUAGE=de_DE
set LANG=de_DE

Details und Aktualisierungen dazu stehen auf Translation#Changing_the_Language_on_Windows.

Falls man öfters mit verschiedenen Ländereinstellungen arbeitet, weil man etwa in einem Land wohnt und in einem anderen seine Firma hat, kann man sich die .bat- oder .sh-Datei auch kopieren und anpassen, etwa nach gnucash-firma und gnucash-privat.

Starten

Gestartet wird GnuCash normalerweise einfach über das Menü. Beim ersten Start wird auch gleich der Einrichtungsassistent gestartet.

Kommandozeilenoptionen

Wer mehr über die Start-Optionen wissen will gibt auf der Kommadozeile ein:

gnucash --help oder ruft die ausführlichere Hilfe mit man gnucash auf.

Um GnuCash im höchsten Debuglevel starten:

gnucash --log=info.

Hilfe im Programm

Während man über die einzelnen Menüpunkte wandert, wird in der untersten Statuszeile eine kurze Erläuterung angezeigt.

Hält man den Mauszeiger über ein Element eines Dialogs, so erscheint ein sogenannter Tooltip.

Wenn man die Hilfe seines Systems richtig konfiguriert hat und das eventuell separate Paket mit der Online-Dokumentation installiert hat, stehen unter Hilfe->Inhalt eine Programmbeschreibung und unter Hilfe->GnuCash Kurs und Konzept eine Beschreibung der verwendeten Konzepte zur Verfügung. Gerade Letzeres ist im englischen Original sehr hilfreich. Leider hat sich in den letzten Jahren niemand gefunden, der den Mut hat, die deutsche Übersetzung zu übernehmen.

Learning by Doing und Vorsichtsmaßnahmen

Folglich kann es sinnvoll sein, zunächst eine Datei Test anzulegen, in der man die teilweise recht komplexe Funktionsweise erst einmal ausprobiert. Ebenso empfiehlt es sich natürlich immer dann, wenn man mit echten Daten arbeitet und etwas Unbekanntes ausprobieren möchte, eine Kopie der Datei anzulegen, damit man sich keine wichtigen Daten zerstört. Dabei wird man zwar auch durch eingebaute Sicherungsmaßnahmen unterstützt, aber man weiß ja nie.

Hier könnte nochmal jemand die verschiedenen Sicherungseinrichtungen [Autosave, Backup- und Log-Files, Wiedereinspielen] erläutern.

Programm-Einstellungen

Dann wirft man am Besten mal einen Blick auf die Einstellungen des Programms unter Bearbeiten->Einstellungen, da diese sich ja im weiteren auf alles auswirken. Alle wird man zunächst vielleicht nicht verstehen, das ist nicht weiter schlimm. Einige wichtige sind:

die Währung
das Datumformat
die Kontenüberschrift
die Vorzeichenumkehr

Erstellen eines Kontenplans

Mithilfe des Assistenten kann man einen oder mehrere Kontenpläne als Vorlage auswählen. Als Privatanwender wählt man am besten die erforderlichen Module, beginnend mit "Allgemeine Konten" aus.

Als gewerblicher Nutzer wählt man die allgemeinen Konten ab und stattdessen einen der Kontenrahmen aus oder erstellt einen eigenen (zuvor muss man den Assistenten abbrechen). Indem man ihn an seine spezifischen Bedürfnisse anpasst und nicht benötigte Teile mit Bedacht löscht und zusätzliche Unterkonten da, wo man es genauer wissen will oder muss, wie etwa Privatkonten für verschiedene Gesellschafter, anlegt, wird aus dem Rahmen ein Plan. Diesen wiederum druckt man am Besten auch aus und verwahrt ihn gut, um seinen Buchführungspflichten genüge zu tun.

Weitere Dateieigenschaften

Dann sollte man einen Blick auf die Dateieigenschaften unter Datei->Eigenschaften werfen, da auch einige Berichte von den hier festgelegten Angaben Gebrauch machen.

Jährliche oder immerwährende Datei?

Im Zusammenhang mit den Dateieigenschaften und dem Speichern stellt sich auch die Frage, ob man eine Datei für immer oder jährlich eine neue Datei erstellen will. Beides hat sein Für und Wider:

für eine immerwährende Datei sprechen folgende Punkte

die Daten verschiedener Jahre sind programmintern vergleichbar
keine Probleme bei der Übernahme der Stammdaten beim Jahreswechsel

für eine jährliche

kürzere Ladezeit
problemlose Entsorgung nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist für gewerbliche Nutzer.

Speichern

Zum Speichern der Datei wählt oder erstellt man einen Ordner, der möglichst nicht für alle Welt lesbar oder gar im Internet abrufbar ist. Auf keinen Fall sollte man aber den Ordner .gnucash wählen. Dieser dient nur zur Speicherung der Konfiguration des Programms. Schlimmstenfalls überschreibt dort das Programm mit den Einstellungen die Daten!

Bedienung für den Privatgebrauch

Schnelleinstieg in GnuCash

Für Neueinsteiger ist ein Assistent zur Kontenerstellung vorhanden. Bestehende Dateien mit Finanzdaten z.B. aus Quicken oder Microsoft Money können problemlos über den QIF-Import eingelesen werden.

Umsteiger Quicken auf GnuCash

GnuCash starten,
Kontostruktur aus Quicken in GnuCash nachbilden (für jedes Quicken-Konto eine Entsprechung in GnuCash)
Quicken: Exportieren der Konten (Datei/Import-Export)

Vorsicht: Bei Verwendung der Exportoption Alle Konten wird in der QIF-Datei jede Umbuchung zwischen zwei Konten doppelt angelegt. Das führt beim späteren Import in GnuCash zu zahlreichen Doubletten. Besser erscheint es, jedes Konto für sich zu exportieren. Das vermeidet das Problem zwar nicht, verbessert aber die Übersicht.

GnuCash: Importieren der Daten (Datei/Importieren/QIF-Datei importieren)

Problem: Das von Quicken in der QIF-Datei benutzte Datumsformat d-m-y wird von GnuCash nicht akzeptiert, erwartet y-d-m oder m-d-y.

Lösung: Es gibt ein Tool (QIFEdit), das die Datei konvertieren kann.

Wie gibt man was ein?

Ein paar grundsätzliche Anmerkungen

Unter Beschreibung wird der Empfänger bzw der Geber eingetragen.
Im Buchungstext wird die Beschreibung eingetragen.
Das Aktionsfeld kann man benutzen, wird aber nirgends ausgewertet.
GnuCash merkt sich die Beschreibungen und füllt die Buchung mit der letzten im geöffneten Konto gefundenen Buchung aus.

Buchungsbeispiele

Auf dieser Seite sind verschiedene Buchungsbeispiele aufgelistet.

Abheben vom Bankautomaten und spätere Buchung auf dem Girokonto

Wie geht man damit um, dass beim Geldabheben von einem Bankautomaten der Betrag erst später vom Girokonto abgebucht wird? Trägt man bei der Buchung den Tag des Abhebens oder den Tag der Belastung auf dem Konto ein? Müsste es nicht zwei Daten zu einer Transaktion geben, weil mein Bargeld sich ja bereits mit dem Geldabheben vermehrt, mein Girokonto sich aber erst am Tage der Belastung vermindert? -- JojoLechelt

Einfache Lösung: Du kannst in Kauf nehmen, dass das Buchungsdatum der Auszahlung in deiner Gnucash-Buchhaltung eben um zwei Tage von der Buchhaltung der Bank abweicht.

Aufwändige, total richtige Lösung: Du müsstest ein Passiva-Konto "Laufende Verbindlichkeiten``:Girokonto-Auszahlungen" einrichten. Zum Zeitpunkt der Auszahlung werden von dort die Euro ins Bargeld gebucht (so dass Bargeld minus Passiva dann Null ergibt). Zum Zeitpunkt der Girokonto-Buchung werden die Euros vom Girokonto auf das Passiva-Konto gebucht, so dass das Passiva-Konto wieder Null ist. Es wird in Gnucash keine Implementierung von mehreren Buchungsdaten geben, weil es genügend Buchhaltungs-Fachleute gibt, die es genau richtig finden, wie das zurzeit gelöst ist. Ansonsten müssten die Mailinglisten-Archive mehr Diskussion dazu haben. -- -- ChristianStimming DateTime(2004-01-13T16:12:57Z)

Wenn man nur ein Buchungsdatum verwenden will, empfiehlt sich eigentlich immer das Wertstellungsdatum zu nehmen. Bei Barabhebungen ist das meist der Tag der Abhebung, auch wenn die Buchung erst später auf dem Kontoauszug erscheint (Buchungstag). Bei Auszahlungen haben es die Banken mit der Wertstellung sehr eilig, bei Einzahlungen, naja.

Berichte

Das Thema wurde immer mehr, deshalb findet man alles zu den Berichten hier.

Export von Buchungen und Auswertung von Buchungen

Ein Schwäche von GnuCash ist das erstellen von Berichten und Auswertungen. Dafür gibt es mittlerer weile tools mit denen man die Buchungs-Daten nach Excel bzw OpenOffice exportieren kann. Heut (Oktober 2008) gibt es hauptsächlich zwei Verfahren dafür.

ein Excel/OpenOffice Makro
ein java-bassiertes tools

Excel/OpenOffice Makro

Dazu gibt es eine wunderbare Anleitung von Knut Gerwens [| hier].

java-bassiertes tool zum export in eine Excel Tabelle

Hier erstmal ein Link, der die ersten Schritte beschreibt:

  http://edseek.com/archives/2005/08/18/gnucash-export-to-gnumeric-and-csv/

Allerdings ist die xsl-Datei, auf die hierbei verwiesen wird, noch zu aktualisieren.

Ersetze in der Datei gnucash2gnumeric_0.6.xsl die Headerzeilen durch die Headerzeilen einer unkomprimierten GC-Datei. Dabei bleiben die letzten beiden Zeilen

xmlns:gmr="http://www.gnumeric.org/v10.dtd"
xmlns:xsl="http://www.w3.org/1999/XSL/Transform">

erhalten.

oder nimm die hier

Konversion der unkomprimierten GC-Datei mit Hilfe von xsltproc:

für Linux:

  http://www.teialehrbuch.de/Kostenlose-Kurse/XML-XSL/21050-xsltproc.html

für Windows:

  http://www.zlatkovic.com/libxml.en.html

und der modifizierten xsl-Datei. Das Unix-Kommado

  xsltproc -o GC-Datei gnucash2gnumeric_0.6-korr.xsl out.xml

schreibt den Output in die Datei out.xml.

... und schon kann mit MS Excel die Output-Datei (auf die Extension .xml achten) geöffnet werden. Dies ist dann aber eine (noch) flache Kopie der GC-Datei. Man kann nun all die Informationen der GC-Datei, insbesondere die Buchungen, wiederfinden und weiterverarbeiten.

Ob dies mit anderen Tabellenkalkulationsprogrammen funktioniert, ist noch zu testen.

Es steht noch aus, die Daten auf verschiedene Blätter der Excel-Datei sortiert zu verteilen.

ps: Vielleicht könnte man aber auch die (unkomprimierte) GC-Datei direkt und ohne Konversion mit MS Excel einlesen. Mal sehen, ob das funktioniert ...

die Suche

Die Suche wird aufgerufen entweder mit <STRG>+F oder über das Haupmenu Bearbeiten Suchen. Das wichtigste dabei ist - es werden immer alle Konten durchsucht, es sei denn man filtert sie aus.

HBCI/Online-Banking

Einführung wie es funktioniert

Hier sollte der Ablauf wie das ist mit der Bank, dem HBCI-Brief und dem Zertifikat für einen Leien erklärt werden.

Einrichten

Gibt es schon etwas?

für den Einsatz in einer Firma

Hier fehlt mir noch die Struktur. Vielleicht kann jemand der GnuCash in seiner Firma einsetzt ein paar Vorschläge geben?

Hier sind grundsätzlich zwei Ansätze möglich:

Reine Buchhaltung oder
Verwendung des Geschäftsmoduls, welches im Wesentlichen über Formulare/Berichte abgewickelt wird.

Das Geschäftsmodul bietet die folgenden Möglichkeiten:

die MWSt. automatisch zu verbuchen,
Kreditoren-/Debitorenbuchhaltung

hat aber den Nachteil, dass es z. Zt. (2.2.x) noch nicht devisenfest ist. Wer also im Im- & Export tätig ist, wird also nicht um Splitbuchungen der Form

Kasse: <Netto>*1,19 ./. Erlös: <Netto>
                   Verb.:MWSt: <Netto>*,19

herumkommen. Man braucht aber nur an einer Stelle / oder * 1,19 eingeben, die letze Zeile der Splittbuchung wird ja automatisch errechnet.

Anforderungen zusammentragen

Auf der Projektseite ist noch Platz für Anforderungen an GnuCash im Firmeneinsatz. Wer auch immer sich berufen fühlt ,kann sich dort gerne austoben.

Stammdaten anlegen

Leider ist dem Autor, mit einer Ausnahme, kein Importmodul bekannt, so dass man die Stammdaten eigenhändig, vielleicht mit Copy&Paste, einfügen muss. Diese Situation dürfte sich allerdings verbessern, wenn das neue SQL-Backend steht.

Steuertabelle

Sofern man nicht umsatzsteuerlicher Kleinunternehmer ist oder in einem Bereich tätig ist, welcher von der MWSt. befreit ist, sollte man vor der ersten Bewegung von Waren oder Dienstleistungen die Steuertabelle bearbeiten.

Zahlungsbedingungen & Mahnwesen

Vor der ersten Rechnung, sollte man auch die Zahlungsbedingungen und das Mahnwesen konfigurieren, um seine Debitoren zu motivieren.

Geschäftspartner

Gerade wenn man internationale Geschäftskontakte hat, ist es sinnvoll Kunden und Lieferanten einzupflegen, damit gleich die richtigen Daten für Währung, Steuersatz usw. ausgewählt werden, wenn man Rechnungen verarbeitet.

Derzeit allerdings ist das Geschäftsmodul offiziell noch nicht mehrwährungsfähig [ Concept_Guide [engl.] , [[1]] ]. Ein Workaround wäre, Vorfälle mit Devisen manuell zu buchen.

Versuche mit SVN r17479, deren wesentliche Bestandteile wohl in Version 2.2.7 übernommen werden, zeigen aber, dass es sehr wohl möglich ist, Rechnungen in Fremdwährungen zu erstellen. Voraussetzungen, mit denen das geklappt hat:

Währung in den Stammdaten des Geschäftspartner hinterlegt
Ertrags- bzw. Aufwands(unter-)konten in der Fremdwährung,
Forderungs- bzw. Verbindlichkeitskonto in Fremdwährung
Wechselkurs hinterlegen
Nicht dadurch irritieren lassen, dass in der Statuszeile des "Rechnung bearbeiten"-Fensters bei den Beträgen das Euro-Symbol angezeigt wird.

Nach Buchung der Rechnung zeigt die Kontenübersicht die korrekten Beträge.

Hier soll es die Möglichkeit geben, V-Cards zu im- und exportieren. Näheres findet sich in der Datei (auf SuSe) /opt/gnome/share/xml/gnucash/xsl/README. Um Erfahrungsberichte wird gebeten.

Einnahme-Überschuss-Rechnung

Kann ich mit GnuCash auch für eine Firma eine Einnahme-Überschuss-Rechnung machen?

Kann man, indem man doppelte Buchführung (mit Einnahmen- und Ausgabenkonten) fährt. Dann kann man entsprechende Berichte exportieren. -- BennySiegert DateTime(2002-06-07T14:05:07)

MWSt. bei Buchungen getrennt auszuweisen

Ist es möglich die MWSt. bei Buchungen getrennt auszuweisen und eine Umsatzsteuervoranmeldung zu erstellen?

Ja und nein. Eine automatische Verwaltung der deutschen MwSt. wird von gnucash weiterhin (noch) nicht unterstützt. Das manuelle Eintragen von mehreren Buchungsteilen (Splitbuchung) ist dagegen möglich, und für diese Buchungsteile können auch passende Berichte erstellt werden. -- ChristianStimming DateTime(2004-02-23T12:43:28Z)

Außerdem wird bei der Geschäftsfunktion Rechnung eingeben (Eingang und Ausgang) das automatische hinzufügen der Steuer nach Steuertabelle unterstützt, wie man das für die dt. MwSt. verwenden kann müsste ausgetestet und dokumentiert werden.

für den Einsatz in einem Verein

Dies ist nur ein Anfang. Der Abschnitt bedarf noch einiger Verbesserungen. Wenn du schon Erfahrungen mit GnuCash im Verein hast, bist du herzlich eingeladen, den Artikel zu verbessern. Danke!

Grund für diesen Abschnitt: Jemand aus der Liste fragte nach der Verwendung von Gnucash im Verein.

Einige Fakten bzw Fragen:

Mitglieder zahlen einen Jahresbeitrag
Aktionen
- Mitglieder zahlen für einzelne Aktionen
- für Aktionen fallen Kosten an
- Mitglieder erhalten verauslagte Kosten zurück
- wie wurde die einzelne Aktion finanziell abgeschlossen?
Hausbau
- der Verein baut ein Haus, oder erweitert ein bestehendes
Frage: Ist es sinnvoll für jedes Mitglied ein Konto anzulegen?
Wie kann man einen Kassenbericht sinnvoll erstellen?

Der Kontenrahmen

In Datev gibt es per Definition einen Kontenrahmen SKR49 für Vereine und Stiftungen. Bislang hat sich aber noch niemand an die Umsetzung nach gnucash gewagt. Dabei ist es eigentlich gar nicht so schwer. Informationen zum Kontenrahmen gibts hier.

gnucash starten, neue Datei und los gehts.
vielleicht noch ein paar test-daten eingeben
in der gnucash-liste nachfragen wer die Datei zum download einbaut.
wird dann u.U. später in das offizielle GnuCash eingebaut.

Wie wird der Vereinsbeitrag verbucht

Anmerkungen:

Hier sollen einige Grundsätze zur Vereinsbuchführung angeführt werden.

Beteiligte Konten:

Aktiva:Girokonto (gnucash-konten-type: aktiva)
Einnahmen:Beiträge (gnucash-konten-type: Ertrag; Platzhalter)
Einnahmen:Beiträge:<Jahr> (gnucash-konten-type: Ertrag)

Transaktionen:

Beschreibung	Konto	Soll	Haben
Mietglied xy	Aktiva:Girokonto	16,-
	Einnahmen:Beiträge:2008		16

Falls man mit Monatsbeiträgen arbeitet, könnte es in neueren Versionen auch lohnenswert sein, mit terminierten Buchungen zu arbeiten.
Falls man auch Belege erstellen will, kann es sinnvoll sein, die Mitglieder als Kunden anzulegen und mit dem Geschäftsmodul zu arbeiten.
Leider ist es noch nicht möglich, diese beiden Erweiterungen zu kombinieren.

Wie werden einzelne Aktionen verbucht

wird noch erarbeitet?

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 Das Thema wurde immer mehr, deshalb findet  man alles zu den Berichten [[De/BedienungBerichte | hier]].
-=== Export von Buchungen ===
+=== Export von Buchungen und Auswertung von Buchungen ===
+Ein Schwäche von GnuCash ist das erstellen von Berichten und Auswertungen. Dafür gibt es mittlerer weile tools mit denen man die Buchungs-Daten nach Excel bzw OpenOffice exportieren kann. Heut (Oktober 2008) gibt es hauptsächlich zwei Verfahren dafür.
+* ein Excel/OpenOffice Makro
+* ein java-bassiertes tools
+==== Excel/OpenOffice Makro ====
+Dazu gibt es eine wunderbare Anleitung von  Knut Gerwens  [[http://www.alice-dsl.net/gnuc2ooo/gnuc2ooo_de/intro.html |  hier]].
+==== java-bassiertes tool zum export in eine Excel Tabelle ====
-==== Export in eine Excel Tabelle ====
 Hier erstmal ein Link, der die ersten Schritte beschreibt: