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Vor dem Start

Damit Gnucash die richtigen Konten, Währungen etc. für neue Dateien anbietet, muß es mit den richtigen Ländereinstellungen gestartet werden.

Dafür bedarf es der Umgebungsvariablen LANG mit einem Wert der Form <Sprache>_<Land>[.<Zeichensatz>] in den gängigen ISO-Kürzeln.

Im folgenden kann für Land natürlich auch AT oder CH stehen. Für BE, IT, LI, LU und wo sonst noch teilweise deutsch gesprochen wird, hat bisher [31.05.2008] noch niemand angepaßte Vorlagen erstellt. Wer sich daran versuchen will, kann sich ja mal auf der deutsche Mailingliste melden, wofür allerdings eine Anmeldung erforderlich ist.

• Unter Linux kann man das mit

> locale
LANG=de_DE.UTF-8
:
>

überprüfen. Um vorübergehend die Sprache oder das Land zu ändern, kann man es auch beispielsweise mit

LANG=C gnucash [weitere Parameter]

starten. Dabei steht C hier als Kürzel für die Voreinstellung en_US, was etwa praktisch ist, wenn man mit den Entwicklern über ein Problem kommunizieren will.

Selbstverständlich kann man diese Einstellung auch als Verknüpfung im Startmenü oder auf dem Desktop oder in einem shell-Skript speichern.

• MacOS [Wer es weiß, bitte ergänzen]

• Unter Windows sollte die Datei gnucash.bat die folgenden Zeilen enthalten:

set LANGUAGE=de_DE
set LANG=de_DE

Details und Aktualisierungen dazu stehen auf Translation#Changing_the_Language_on_Windows.

Falls man öfters mit verschiedenen Ländereinstellungen arbeitet, weil man etwa in einem Land wohnt und in einem anderen seine Firma hat, kann man sich die .bat- oder .sh-Datei auch kopieren und anpassen, etwa nach gnucash-firma und gnucash-privat.

Starten

Gestartet wird GnuCash normalerweise einfach über das Menü. Beim ersten Start wird auch gleich der Einrichtungsassistent gestartet.

Kommandozeilenoptionen

Wer mehr über die Start-Optionen wissen will gibt auf der Kommadozeile ein:

gnucash --help

oder ruft die ausführlichere Hilfe mit "man gnucash" auf

GnuCash im hösten Debuglevel starten: "gnucash --log=info"

Hilfe im Programm

Während man über die einzelnen Menüpunkte wandert, wir in der untersten Statuszeile eine kurze Erläuterung angezeigt.

Hält man den Mauszeiger über ein Element eines Dialogs, so erscheint ein sogenannter Tooltip.

Wenn man die Hilfe seines Systems richtig konfiguriert hat und das eventuell separate Paket mit der Online-Dokumentation installiert hat, stehen unter Hilfe->Inhalt eine Programmbeschreibung und unter Hilfe->GnuCash Kurs und Konzept eine Beschreibung der verwendeten Konzepte zur Verfügung. Gerade letzeres ist im englischen Original sehr hilfreich. Leider hat sich in den letzten Jahren niemand gefunden, der den Mut hat, die deutsche Übersetzung zu übernehmen.

Learning by Doing und Vorsichtsmaßnahmen

Folglich kann es sinnvoll sein, zunächst eine Datei Test anzulegen, in der man die teilweise recht komplexe Funktionsweise erst einmal ausprobiert. Ebenso empfiehlt es sich natürlich immer dann, wenn man mit echten Daten arbeitet und etwas unbekanntes ausprobieren möchte, eine Kopie der Datei anzulegen, damit man sich keine wichtigen Daten zerstört. Dabei wird man zwar auch durch eingebaute Sicherungsmaßnahmen unterstützt, aber man weiß ja nie.

Hier könnte nochmal jemand die verschiedenen Sicherungseinrichtungen [Autosave, Backup- und Log-Files, Wiedereinspielen] erläutern.

Programm-Einstellungen

Dann wirft man am Besten mal einen Blick auf die Einstellungen des Programms unter Bearbeiten->Einstellungen, da diese sich ja im weiteren auf alles auswirken. Alle wird man zunächst vielleicht nicht verstehen, das ist nicht weiter schlimm. Einige wichtige sind, daß Währung und das Datumformat wunschgemäß sind, welche Art Kontenüberschrift und Vorzeichenumkehr.

Erstellen eines Kontenplans

Mithilfe des Assistenten kann man einen oder mehrere Kontenpläne als Vorlage auswählen. Als Privatanwender wählt man am besten die erforderlichen Module, beginnend mit "Allgmeine Konten" aus.

Als gewerblicher Nutzer wählt man die allgemeinen Konten ab und stattdessen einen der Kontenrahmen aus, oder erstellt einen eigenen (zuvor muss man den Assistenten abbrechen). Indem man ihn an seine spezifischen Bedürfnisse anpaßt und nicht benötigte Teile mit Bedacht löscht und zusätzliche Unterkonten da, wo man es genauer wissen will oder muß, wie etwa Privatkonten für verschiedene Gesellschafter, anlegt, wird aus dem Rahmen ein Plan. Diesen wiederum druckt man am Besten auch aus und verwahrt ihn gut, um seinen Buchführungspflichten genüge zu tun.

Weitere Dateieigenschaften

Dann sollte man einen Blick auf die Dateieigenschaften unter Datei->Eigenschaften werfen, da auch einige Berichte von den hier festgelegten Angaben Gebrauch machen.

Jährliche oder immerwährende Datei?

Im Zusammenhang mit den Dateieigenschaften und dem Speichern stellt sich auch die Frage, ob man eine Datei für immer oder jährlich eine neue Datei erstellen will. Beides hat sein Für und Wider:

für eine immerwährende Datei sprechen folgende Punkte

• die Daten verschiedener Jahre sind programmintern vergleichbar
• keine Probleme bei der Übernahme der Stammdaten beim Jahreswechsel

für eine jährliche

• kürzere Ladezeit
• problemlose Entsorgung nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist für gewerbliche Nutzer.

Speichern

Zum Speichern der Datei wählt oder erstellt man einen Ordner, der möglichst nicht für alle Welt lesbar oder gar im Internet abrufbar ist. Auf keinen Fall sollte man aber den Ordner .gnucash wählen. Dieser dient nur zur Speicherung der Konfiguration des Programms. Schlimstenfalls überschreibt dort das Programm mit den Einstellungen die Daten!

Bedienung für den Privatgebrauch

Schnelleinstieg in GnuCash

Für Neueinsteiger ist ein Assistent zur Kontenerstellung vorhanden. Bestehende Dateien mit Finanzdaten z.B. aus Quicken oder Microsoft Money können problemlos über den QIF-Import eingelesen werden.

Umsteiger Quicken auf GnuCash

1. GnuCash starten,
2. Kontostruktur aus Quicken in GnuCash nachbilden (für jedes Quicken-Konto eine Entsprechung in GnuCash)
3. Quicken: Expotieren der Konten (Datei/Import-Export)

Vorsicht: Bei Verwendung der Exportoption Alle Konten wird in der QIF-Datei jede Umbuchung zwischen zwei Konten doppelt angelegt. Das führt beim späteren Import in GnuCash zu zahlreichen Doubletten. Besser erscheint es, jedes Konto für sich zu exportieren. Das vermeidet das Problem zwar nicht, verbessert aber die Übersicht.

1. GnuCash: Importieren der Daten (Datei/Importieren/QIF-Datei importieren)

Problem: Das von Quicken in der QIF-Datei benutzte Datumsformat d-m-y wird von GnuCash nicht akzeptiert, erwartet y-d-m oder m-d-y.

Lösung: Es gibt ein Tool (QIFEdit), das die Datei konvertieren kann.

Wie gibt man was ein?

Ein paar grundsätzliche Anmerkungen

• Unter Beschreibung wird der Empfänger bzw der Geber eingetragen.
• Im Buchungstext wird die Beschreibung eingetragen.
• Das Aktionsfeld kann man benutzen, wird aber nirgends ausgewertet.
• GnuCash merkt sich die Beschreibungen und füllt die Buchung mit dem letzten im geöffneten Konto gefundenen Buchung aus.

Buchungsbeispiele

Auf dieser Seite sind verschiedene Buchungsbeispiele aufgelistet.

Berichte

Das Thema wurde immer mehr deshalb findet man alles zu Berichten hier.

Export von Buchungen

Export in eine Excel Tabelle

Hier erstmal ein Link, der die ersten Schritte beschreibt:

  http://edseek.com/archives/2005/08/18/gnucash-export-to-gnumeric-and-csv/

Allerdings ist die xsl-Datei, auf die hierbei verwiesen wird, noch zu aktualisieren.

• Ersetze in der Datei gnucash2gnumeric_0.6.xsl die Headerzeilen durch die Headerzeilen einer unkomprimierten GC-Datei. Dabei bleiben die letzten beiden Zeilen

xmlns:gmr="http://www.gnumeric.org/v10.dtd"
xmlns:xsl="http://www.w3.org/1999/XSL/Transform">

erhalten.

oder nimm die hier

• Konversion der unkomprimierten GC-Datei mit Hilfe von xsltproc:

für Linux:

  http://www.teialehrbuch.de/Kostenlose-Kurse/XML-XSL/21050-xsltproc.html

für Windows:

  http://www.zlatkovic.com/libxml.en.html

und der modifizierten xsl-Datei. Das Unix-Kommado

  xsltproc -o GC-Datei gnucash2gnumeric_0.6-korr.xsl out.xml

schreibt den Output in die Datei out.xml.

... und schon kann mit MS Excel die Output-Datei (auf die Extension .xml achten) geöffnet werden. Dies ist dann aber eine (noch) flache Kopie der GC-Datei. Man kann nun all die Informationen der GC-Datei, insbesondere die Buchungen, wiederfinden und weiterverarbeiten.

Ob dies mit anderen Tabellenkalkulationsprogrammen funktioniert, ist noch zu testen.

Es steht noch aus, die Daten auf verschiedene Blätter der Excel-Datei sortiert zu verteilen.

ps: Vielleicht könnte man aber auch die (unkomprimierte) GC-Datei direkt und ohne Konversion mit MS Excel einlesen. Mal sehen, ob das funktionert ...

die Suche

Die Suche wird aufgerufen entweder mit <STRG>+F oder über das Haupmenu Bearbeiten Suchen. Das wichtigste dabei ist - es werden immer alle Konten durchsucht, es sei denn man filtert sie aus.

HBCI/Online-Banking

Einführung wie es funktioniert

Hierhin sollte der Ablauf wie das ist mit der Bank, dem HBCI-Brief und dem Zertifikat.

Einrichten

• Gibt es schon etwas?

für den Einsatz in einer Firma

• Hier fehlt mir noch die Struktur. Vielleicht kann jemand der GnuCash in seiner Firma einsetzt ein paar Vorschläge geben?

Hier sind grundsätzlich zwei Ansätze möglich:

1. Reine Buchhaltung oder
2. Verwendung des Geschäftsmoduls, welches im wesentlichen über Formulare/Berichte abgewickelt wird.

Das Geschäftsmodul bietet einerseits die folgenden Möglichkeiten:

• die MWSt. automatisch zu verbuchen,
• Kreditoren-/Debitorenbuchhaltung

hat aber den Nachteil, daß es z. Zt. (2.2.x) noch nicht devisenfest ist. Wer also im Im- & Export tätig ist, wird also nicht um Splitbuchungen der Form

Kasse: <Netto>*1,19 ./. Erlös: <Netto>
                   Verb.:MWSt: <Netto>*,19

herumkommen. Man braucht aber nur an einer Stelle / oder * 1,19 eingeben, die letze Zeile der Splittbuchung wird ja automatisch errechnet.

<Wird fortgesetzt, nicht wahr, jemand?>

Anforderungen zusammentragen

Auf der Projektseite ist noch Platz für Anforderungen an GnuCash im Firmeneinsatz. Wer auch immer sich berufen fühlt kann sich dort gerne austoben.

Stammdaten anlegen

Leider ist dem Autor, mit einer Ausnahme, kein Importmodul bekannt, so daß man die Stammdaten eigenhändig, vielleicht mit Copy&Paste, einfügen muß. Diese Situation dürfte sich allerdings verbessern, wenn das neue SQL-Backend steht.

<Wird fortgesetzt, nicht wahr, jemand?>

Steuertabelle

Sofern man nicht umsatzsteuerlicher Kleinunternehmer ist oder in einem Bereich tätig ist, welcher von der MWSt. befreit ist, sollte man vor der ersten Bewegung von Waren oder Dienstleistungen die Steuertabelle bearbeiten.

<Wird fortgesetzt, nicht wahr, jemand?>

Zahlungsbedingungen & Mahnwesen

Vor der ersten Rechnung, sollte man auch die Zahlungsbedingungen und das Mahnwesen konfigurieren, um seine Debitoren zu motivieren.

<Wird fortgesetzt, nicht wahr, jemand?>

Geschäftspartner

Gerade wenn man internationale Geschäftskontakte hat, ist es sinnvoll Kunden und Lieferanten einzupflegen, damit gleich die richtigen Daten für Währung, Steuersatz usw. ausgewählt werden, wenn man Rechnungen verarbeitet.

Derzeit allerdings ist das Geschäftsmodul offiziell noch nicht mehrwährungsfähig [ Concept_Guide [engl.] , [[1]] ]. Ein Workaround wäre, Vorfälle mit Devisen manuell zu buchen.

Versuche mit SVN r17479, deren wesentliche Bestandteile wohl in Version 2.2.7 übernommen werden, zeigen aber, daß es sehr wohl möglich ist, Rechnungen in Fremdwährungen zu erstellen. Voraussetzungen, mit denen das geklappt hat:

• Währung in den Stammdaten des Geschäftspartner hinterlegt
• Ertrags- bzw. Aufwands(unter-)konten in der Fremdwährung,
• Forderungs- bzw. Verbindlichkeitskonto in selbiger
• Wechselkurs hinterlegen
• Nicht dadurch irritieren lassen, daß in der Statuszeile des "Rechnung bearbeiten"-Fensters bei den Beträgen das Euro-Symbol angezeigt wird.

Nach Buchung der Rechnung zeigt die Kontenübersicht die korrekten Beträge.

Hier soll es die Möglichkeit geben, V-Cards zu im- und exportieren. Näheres findet sich in der Datei (auf SuSe) /opt/gnome/share/xml/gnucash/xsl/README. Um Erfahrungsberichte wird gebeten.

<Wird fortgesetzt, nicht wahr, jemand?>

für den Einsatz in einem Verein

• Dies ist nur ein Anfang. Der Abschnitt bedarf noch einiger Verbesserungen. Wenn du schon Erfahrungen mit GnuCash im Verein hast, bist du herzlich eingeladen, den Artikel zu verbessern. Danke!

• Grund für diesen Abschnitt: Jemand aus der Liste fragte nach der Verwendung von Gnucash im Verein.

Einige Fakten bzw Fragen:

• Mitglieder zahlen einen Jahresbeitrag
• Aktionen
  • Mitglieder zahlen für einzelne Aktionen
  • für Aktionen fallen Kosten an
  • Mitglieder erhalten verauslagte Kosten zurück
  • wie wurde die einzelne Aktion finanziell abgeschlossen?
• Hausbau
  • der Verein baut ein Haus, oder erweitert ein bestehendes
• Frage: Ist es sinnvoll für jedes Mitglied ein Konto anzulegen?
• Wie kann man einen Kassenbericht sinnvoll erstellen?

Der Kontenrahmen

In Datev gibt es per Definition einen Kontenrahmen SKR49 für Vereine und Stiftungen. Bislang hat sich aber noch niemand an die Umsetzung nach gnucash gewagt. Dabei ist es eigentlich gar nicht so schwer. Informationen zum Kontenrahmen gibts hier.

• gnucash starten, neue Datei und los gehts.
• vielleicht noch ein paar test-daten eingeben
• in der gnucash-liste nachfragen wer die Datei zum download einbaut.
• wird dann u.U. später in das offizielle GnuCash eingebaut.

Wie wird der Vereinsbeitrag verbucht

Anmerkungen:

• Hier sollen einige Grundsätze zur Vereinsbuchführung angeführt werden.

Beteiligte Konten:

• Aktiva:Girokonto (gnucash-konten-type: aktiva)
• Einnahmen:Beiträge (gnucash-konten-type: Ertrag; Platzhalter)
• Einnahmen:Beiträge:<Jahr> (gnucash-konten-type: Ertrag)

Transaktionen:

Beschreibung	Konto	Soll	Haben
Mietglied xy	Aktiva:Girokonto	16,-
	Einnahmen:Beiträge:2008		16

• Falls man mit Monatsbeiträgen arbeitet, könnte es in neueren Versionen auch lohnenswert sein, mit terminierten Buchungen zu arbeiten.
• Falls man auch Belege erstellen will, kann es sinnvoll sein, die Mitglieder als Kunden anzulegen und mit dem Geschäftsmodul zu arbeiten.
• Leider ist es noch nicht möglich, diese beiden Erweiterungen zu kombinieren.

Wie werden einzelne Aktionen verbucht

• wird noch erarbeitet?

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