Difference between revisions of "He/שימוש"

כללי

גנוקאש היא תכנה מורכבת בעלת תכונות ואפשרויות רבות. לכן, על מנת שניתן יהיה להפיק ממנה את המרבי ולעבוד איתה בצורה שוטפת ויעילה, נדרשת השקעה קטנה בלמידה והתנסות.

על מנת לאפשר התחלת עבודה מהירה, גנוקאש מסופקת יחד עם מדריך טוב [[[:Template:WebURL]]/docs/v5/C/gnucash-guide/ Concept Guide], שיסייע להכיר מספר מושגי יסוד בחשבונאות ויסיע להבין כיצד גנוקאש מיישמת את העקרונות הללו.

מקור מידע חשוב ויעיל נוסף הוא [[[:Template:WebURL]]/docs/v5/C/gnucash-help/help.html GnuCash Manual], המהווה מראה מקום והסברים אודות אפשרויות התפריטים וחלונות הדו־שיח בגנוקאש. שני המסמכים הללו מכסים רק חלק קטן ממה שגנוקאש יכולה באמת לעשות. זה די צפוי, כיוון שמספר מקרי השימוש הם לפחות כמספר המשתמשים במערכת. כמובן שזה כמעט בלתי אפשרי להכיל את כל מקרי השימוש הללו במסמך נהיל אחד. במקום זאת, עמוד זה ואלה המקושרים אליו יציעו דרכים להתמודד עם בעיות מסויימות. הדוגמאות והפתרונות המובאים כאן, משקפים ומייצגים פתרונות אותם מצאו ואמצו משתמשי גנוקאש אחרים, לתרחישים מציאותים בהם הם נתקלו בעולם האמיתי.

אם גם אתם מכירים פתרונות לבעיה מסוימת בה נתקלתם בעת השימוש בגנוקאש, אתם מוזמנם להוסיף את הפתרון היצירתי שלכם, בלוויית הסבר קצר, לעמוד זה.

לחלופין, אתם יכולים לשלוח את הפתרון שלכם אל GnuCash user mailing list (הערה: נדרש רישום מקדים ל־subscribed לפני שתוכלו לפרסם ברשימה זו). השתמשו בתיאור הנושא במשהו כמו "עצת גנוקאש" או משהו דומה, כך שניתן יהיה לזהות זאת בקלות.

עצה כללית

• GnuCash Quick Start Guide For Business Users. זהו מדריך להתחלה מהירה, המתמקד באופן מסוים בצרכיהם של המשתמשים העסקיים.
• List to external international documentation והרשימה הרישמית של [[[:Template:WebURL]]/docs.phtml זמין תעוד מקוון]

להלן מקטע עצות מועילות לאופן השימוש בפונקציונליות של גנוקאש.

• Keyboard Shortcuts
• Using Scheduled Transactions
• Online Banking: Setting up OFXDirectConnect in GnuCash 2 ו־ AqBanking (FinTS/HBCI)
• Trading Accounts
• Void Transactions
• Category:Cookbooks & Examples
• ניתן לכתוב דוגמאות גם בכמה שפות או אזור מסוים.

עצות יומן תנועות

העברת תנועות מרובות

אין דרך ישירה בגנוקאש להעברת מספר גדול של תנועות מחשבון אחד למשנהו.

אם הצורך הוא להעביר תת קבוצה קטנה של תנועות חשבון, הדרך הטובה ביותר היא לבצע זאת באופן ידני, כלומר, לערוך כל תנועה באופן ידני ולשנות לחשבון הרצוי. ניתן להאיץ זאת במקצת על ידי שינוי תצוגת הרישום למצב יומן תנועות, שיציג את כל השורות המפוצלות בבת אחת. יתכן גם שהעתקת חשבון היעד והדבקתו בשורה הפיצוי עשויה לעזור.

אבל אם נדרש להעביר את כל (או רוב) התנועות בחשבון , אפשר לגרום לגנוקאש לייעד מחדש את כל התנועות בבת אחת, הדרך לבצע זאת היא על ידי מחיקת החשבון המדובר. במידה וקיימות תנועות בחשבון, גנוקאש ישאל האם למחוק לחלוטין את התנועות, או להעביר אותן לחשבון אחר. כעת יש לבחור בחשבון אליו מעונינים להעביר את התנועות, והן יועברו. (למחיקת החשבון הישן, יש לפתוח את חלון החשבונות, לבחור בחשבון אותו רוצים למחוק ופשוט להקיש על 'מחיקה').

יבוא תנועות מתכנה אחרת

דרך קלה לייבא כמות גדולה של תנועות מתוכנית פיננסית אחרת (ייבוא תנועות מבנק אינו מכוסה בעצה זו) אם אתם משתמשים בתוכנה פיננסית אחרת שמסוגלת להפיק נתונים חשבונאיים, כדאי להשתמש בתבנית QIF כדי לייבא בקלות לגנוקאש. תבנית QIF היא פשוטה ותכנות רבות אחרות יכולות לייצר קבצי תנועות בתבנית זו בקלות. גם לייבא את הנתונים לגנוקאש קל מאוד, שכן המערכת ומגיעה עם אשף ייבוא שמךווה את כל תהליך היבוא.

ניתן למצוא תיאור של תבנית בעמוד באתר QIF בויקיפדיה או פשוט לשאול את דוד גוגל.

"- הובא על ידי פייטרו ב."

עצות דיווח

החל מגרסת גנוקאש 2.6.15, המדריך (ההדרכה והמושגים) מכיל [[[:Template:WebURL]]/docs/v5/C/gnucash-guide/ch_reports.html פרק דוחות]. נא עיינו במדריך לקבלת פרטים אודות הדוחות הכלולים בגנוקאש.

דוח מסכם למספר חודשים ולמספר חשבונות

כדי להציג בדוח אחד יתרות למספר חודשים למספר חשבונות (לדוגמה, סכומים חודשיים עבור חשבונות הוצאות במהלך שנה), ניתן להשתמש בדוח התנועות כמתואר להלן:

1. בחירת 'דוח תנועות' מתפריט ה'דוחות' שבסרגל הכלים
2. מתוך לשונית דוח התנועות יש להקיש על 'אפשרויות' בסרגל הכלים.
3. במסך האפשרויות, יש לעבור ללשונית החשבונות ולהדגיש את החשבונות שיתרתם תוצג בדוח, לדוגמה, הדגשת קבוצת חשבונות "הוצאות" והקשה על לחצן בחירת "חשבונות־משנה"
4. מלשונית ה'מיון', להגדיר כ'מפתח ראשי' את הערך 'שם החשבון', לסמן את תיבת הסימון 'סכום ביניים ראשי', להגדיר כ'מפתח משני' את הערך 'תאריך', בשדה 'סכום ביניים משני למפתח תאריך' לבחור בערך 'חודשי'
5. בלשונית 'מצג' נא לסמן את תיבת הסימון 'טבלת סכום בייניים'

כמובן שאפשר לשמור את הדוח שנוצר במסגרת הדוחות השמורים לשימוש עתידי חוזר.

בסגנון קוויקן "תמצית" חשבונות

קוויקן מספק מצג "תמציתי" של כל החשבונות: רשימת יתרות חשבונות, עו"ש, כרטיסי אשראי, נכסים עיקריים והתחייבויות. היתרות הללו מתעדכנות כל הזמן, כך שתמיד מוצגת היתרה העדכנית שכוללת את כל הרשומים בספרים. על מנת לקבל מצג דומה לזה בגנוקאש, ניתן להריץ את דוח 'המאזן' ולבחור מ'אפשרויות' רק את החשבונות אותם מעוניינים לראות בדוח התמצית. פשוט השאירו כרטיסייה זו פתוחה כל הזמן, (גם ביציאה מהמערכת), כעת, בכל פעם שמאתחלים את גנוקאש, הדוח הזה יופיע ויציג את הסקירה הכללית. על מנת לעדכן את יתרות הדוח, יש להקיש על לחצן "טעינה מחודשת" בסרגל הכלים

"-- הובא על ידי אנתוני דרדיס"

לחלופין פשוט עוד הרבה יותר, אפשר להשאיר את לשונית ה"חשבונות" פתוחה. שם תוצג רשימת כל החשבונות עם היתרות הנוכחיות שלהן, כל זאת מבלי להצטרך להריץ דוח כלל. עם זאת, אני לא משתמש בתכונות העסקיות, או בתנועות מחזוריות, כך שאולי זה עלול לשנות דברים.

"-- הובא על ידי מייק ליאונה"

הצגת פירוט פיצולי חשבון בדוח תנועות

לצורך המחשה, נשתמש בפקודת יומן לרישום תנועה פשוטה כגון זו:

בדוח התנועות של חשבון ה"עוש בנק יופיעו הפרטים (כמעט כמו כפי שהם מופיעים לעיל).

לשם בהירות ופירוט הרישום בחשבונות, תנועות עשויות לא אחת להירשם עם מספר פיצולים (שורות) לאותו החשבון. לדוגמה, ייתכן שתנועה תוזן בדרך הבאה:

כאשר תנועה זו מודפסת בדוח תנועות 'חשבון הבנק' בעמודת "חשבון נגדי" יופיע "פיצול" במקום שם החשבון.

על מנת להציג גם את פרטי הפיצל, מתפריט 'אפשרויות', בלשונית 'מצג' נא לבחור מתיבת הבחירה 'רמת פרוט' בערך 'ריבוי שורות' ולסמן את תיבת הסימון 'שם חשבון' (תיבת הסימון 'שם החשבון הנגדי' תהיה מושבתת באופן אוטומטי. באותה הדרך ניתן גם לקבוע האם יוצג 'שם החשבון המלא' או לא.

"-- הובא על ידי דרק אטקינס (בתגובה לקולין סקוט)"

דוח הכנסות/הוצאות חודשי

ניתן לייצא דוח תנועות גנוקאש לקובץ בתבנית HTML. את קובץ ה־HTML שנוצר ניתן לפתח בגיליון אלקטרוני אקסל או בגליון גוגל. קובץ ה־HTML מהווה כעת מקור נתונים זמין, ממנו אפשר ליצור במספר צעדים פשוטים טבלאות ציר של נתוני התנועות כשהם מקובצים הן לפי חשבון והן לפי תקופה.

להלן שני דוחות מצגהנתונים ששוה לנסות:

  (1) קיבוץ תאריכים לפי חודש; ו־
  (2) ניתוח שמות חשבונות מרובעים לעמודות, שכותרתן "חשבון 1" ,"חשבון 2" וכו' באמצעות המפריד ":".

הדוח שיוצר, קרוב מאוד בצורתו לדוח הכנסות/הוצאות, חודשי/רבעוני/שנתי שמספקים מוני MS וקוויקן.

"- הובא על ידי מרטי קנינגהם ב־gnucash-users"

דיווח בקובץ יחיד בפריסה אופקית

למרבה הצער, נכון לעכשיו, הדפסה בפריסת עמוד אופקית (landscape) לא נתמכת. אולם ניתן לעקוף זאת ולבצע את שתי האפשרויות תוך ייצוא לקובץ HTML ובעזרת htmldoc. להלן דוגמה לקריאה לפריסה אופקית בתבנית A4 אירופאית, שמאגדת את כל קבצי ה־ HTML הבדידים לקובץ pdf מורכב אחד:

htmldoc  -t pdf14 --webpage --no-links --linkstyle plain --size 297x210mm --headfootsize 9
--header fff -f report.pdf *.html

ייצוא דוח לאופן־אופיס קאלק

לפעמים יש צורך לפרוס דוח בצורה שונה במקצת ממה שגנוקאש מאפשרת. אחת הדרכים לעשות זאת היא לייצא את הדוח לאופן־אופיס קאלק. אין כרגע אפשרות בגנוקאש לייצא קובץ בתבנית זו, אך כמובן שניתן לייצא ל־html. אופן־אופיס קאלק יכול לייבא קובץ HTML כזה. להלן מספר צעדים על מנת לייצא דוח מגנוקאש ולייבאו לאופן־אופיס קאלק:

1. יצירת הדוח המבוקש בבגנוקאש
2. מתוך לשונית הדוח שנפתח , נא לבחור קובץ -> ייצוא -> ייצוא דוח קובץ -> ייצוא -> ייצוא דוח ולשמור את הדוח במבנה html במחשב (בכל ספריה שתבחרו). הערה: קיים גם לחצן בסרגל בכלים שעושה בדיוק את אותה פעולה.
3. נא לפתוח את אופן־אופיס קאלק
4. ולבחור הוספה -> קישור לנתונים חיצוניים
5. בחלון הצץ נא להשתמש בלחצן "..." כדי למצוא את הדוח שיוצא מגנוקאש ונשמר במחשב ולבחור מטה ב־"כל ה־html" ולחיצה על אישור.

אם הכל עבר בהצלחה אופן־אופיס קאלק אמור לטעון את הדוח לגיליון חדש. מכאן תוכלו לבצע שינויים כרצונכם.

ניירות ערך וסחורות

• Add stock or mutual fund to portfolio
• Get current Online Quotes
• Add historic prices to the price database
• Importing fund or stock prices from an OFX file

גנוקאש בחופשה עם חברים

ניתן להשתמש בגנוקאש גם כאשר אתם מבלים בחופשה עם חברים.

זה מה שתצטרכו:

- מחשב עם התקנת גנוקאש
- קובץ נתוני גנוקאש 'טרי'
- שני אנשים בחופשה שמעוניינים לחלוק הוצאות.

הגדרות:

1. תרשים חשבונות:
- Group Account "Cash", with one account named Me, and one named MyFriend
- Group Account "Expenses", with accounts like Lunch, Dinner, AfterEight, Hostels, TravelCosts etc.
- Group Account "Equity", with one account named Me, and one named MyFriend

2. הפקדה התחלתית:

Before taking off, both you and your friend empty your wallets, and count the money inside. No need to create a third wallet. Gnucash will take care of that. Now say your friend has 15.50 in her wallet. The booking in GnuCash is : Cash:YourFriend +15.50 Equity:YourFriend -15.50 See how easy that is?

3. After the holidays are over:

Again count the money inside both of your wallets, then create the exact opposite booking for the remainder in cash. So let us say you paid for everything and your friend paid nothing, then the booking after the holidays would be: Cash:YourFriend -15.50 Equity:YourFriend +15.50

So now you see that Equity is really what you put into the holidays. In your friend's case: -15.50 + 15.50 = 0 IMPORTANT: the Equity:Me and Equity:MyFriend show how much you put into the holiday each. Calculation to make 50-50: subtract the lower amount from the higher amount, then divide this subtracted amount by two. The result is what the owner of the lower amount should pay the owner of the higher amount. Example: You spent 150 dollars, your friend spend nada. Now 150-0=150 . 150 : 2 = 75. So your friend needs to pay you 75 dollars.

4. While on holidays, adding cash money:

From whatever funding you add to your wallet (Cash:Me) it is a deposit so you can book the same as with (2. Initial deposit)

5. While on holidays, spending money:

Now here is the interesting part. What was the money spent on? Whatever the answer, one thing is clear: Expenses:XXX go up, and some other account goes down.

5a. Option#1: While on holidays, your friend spends money to buy two beers, one for you, one for her (beer costs 2.20 each): This is where Expenses:XXX is debited (plus amount) and the Cash:YYY or Equity:ZZZ is credited (minus amount).

- With cash payment, it is Cash:YourFriend -4.40   Expenses:AfterEight +4.40
- However, if she paid with creditcard, it is Equity:YourFriend -4.40  Expenses:AfterEight +4.40

5b. Option#2: While on holidays, you spend money from your own cash on private affairs (private affairs cost 9.70). This is where Equity:Me is debited and Cash:Me is credited (less cash)

- With cash payment, it is Cash:Me -9.70  Equity:Me  +9.70
- If you used your own creditcard, it is Equity:Me -9.70  Equity:Me +9.70

This last line looks a little stupid for the laymen bookkeeping, so best use your own creditcard and not tell GnuCash about private affairs.

Enjoy ! Best regards, Ron

Getting started with GnuCash' business features

A prerequisite for using the Business features of GnuCash is that you have some business related accounts setup (Accounts Receivable/Accounts Payable). The easiest way to do this is to create a new file and add Business Accounts in addition to the Common Accounts.

To get to your invoice you could take these steps:

1. If you want GnuCash to deal with taxes properly you should first set up the proper tax tables for your country
   • Select Business-Tax Table Editor
   • Create a new tax table and set the proper tax amounts (for example, here in Belgium we have 21% VAT, so I have a tax table with one entry for 21%)
2. Customer
   • Select Business->Customer->New Customer
   • Enter the required fields
   • Optionally select a tax table
   • Hit ok
3. For your project, you can create a job
   • Select Business->Customer->New Job
   • Enter the information you need
   • Note: in 2.2.x you have to use the "Select" button to enter a customer, the text field is read-only
   • Hit ok
4. Now you can create your invoice
   • Select Business->Customer->New Invoice
   • Select a customer and job and set the other fields to your likings
   • Hit OK
   • The invoice entry window should appear now as a new tab in the main window
   • Enter all the lines you wish to appear on your invoice in this window. The entry method is similar to the normal GnuCash register. Enter here for example your work, the items you sell to the customer and additional charges such as freight and insurance.
   • Note that GnuCash will calculate the taxes and totals automatically. You find them at the bottom of the window.
5. When you are satisfied with the invoice entries, you have to post the invoice:
   • Select Edit->Post Invoice
   • Choose a post date and hit OK

That should be it. You can now print your invoice:

• You can use either
  1. Reports->Business->Easy Invoice
  2. Reports->Business->Fancy Invoice
  3. Reports->Business->Printable Invoice

  I'm not exactly sure what the difference is. Just take the one you like best

• Choose one of the three reports above
• It will open with an empty window. Click on the options button (second button from the right in the toolbar) to configure your report.
• The most important information is the invoice number (use the Select button)
• Other than that, you can play a little with the layout of your invoice, by changing the other options.
• When finished, hit ok and the invoice will display onscreen. You can choose to print it from there.

-- Provided by Geert Janssens

Using third party software for data exploration and visualization

You can use third party software like Excel, Tableau and Qlik Sense to explore and visualize GnuCash data through an ODBC connection as long as you save your data in sqlite format.

Here are instructions for Qlik Sense in Windows 10 (I chose Qlik Sense because it is a free download).

I wanted to visualize GnuCash transaction data without having to write templates and compile stuff, so I turned to QlikSense as they have a free personal edition (although similar steps would work for Tableau and other software that accepts ODBC connections). The trick is fairly simple:

1. Download sqlite3 drivers (for windows: install the 64bit version from http://www.ch-werner.de/sqliteodbc/)
2. Export your GnuCash data as a sqlite file
3. Configure the ODBC providers in your operating system to point to the Gnucash export
   1. Open Control Panel >> Administrative Tools >> Data sources (ODBC)
   2. Click on System DSN, then on Add
   3. Select Sqlite3 ODBC Driver, then click Create
   4. Provide a name for the connection (GnuCash)
   5. Under Database Name, click on Browse and select the file you exported from GnuCash
   6. Click Ok, then Ok again to close the previous dialog
4. Open QlikSense, create a new app, load data via ODBC, select System DNS and the source you created earlier
5. In the Data Editor, open or create a section and write some SQL. This is the trickiest part. See an example below.
6. The results of the queries are automatically joined through columns of the same name; go into your app overview and start editing a sheet. The charts and tables you add will be tied together automatically!

שאילתות SQL ךדוגמה:

   p_acc.name AS account,
   p_acc.hidden AS account_is_hidden,
   p_acc.placeholder AS account_is_placeholder

   AND p_acc.hidden = 0;